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Eine gute Abrechnung fängt bereits vor der Maßnahme an und wird im Lager weitergeführt. Idealerweise ist eine Person für die Verwaltung der Gelder zuständig und auch verantwortlich.
Im Lager empfiehlt es sich, Kassenbelege zu sammeln, zu überprüfen und ein genaues Kassenbuch zu führen. Es kann schnell unübersichtlich werden, wenn sich die Mitleiterinnen und Mitleiter einfach so aus der BarKasse Barkasse bedienen dürfen und dann evtl. keine Belege vorzeigen können.
Zur besseren Übersicht der Belege und Quittungen ist es empfehlenswert, diese vor oder nach der Maßnahme auf Din A4- Blätter zu kleben, zu sortieren und sie einem Bereich der Kalkulation zuzuordnen (zum Beispiel Programm, Verpflegung etc.) und entsprechend die Blätter zu beschriften.
Einige Zuschussgeber zum Beispiel von Stadt oder Kreis wollen auf jeden Fall Originalbelege haben. Das kann zu Überschneidungen mit den Nachweisen für Landesmittel führen. In der Regel kann man aber mit den Geldgebern Geldgebenden sprechen und verhandeln, dass sie eine Kopie akzeptieren oder den Original-Beleg Originalbeleg zurücksenden.
Nach Abrechnung der Maßnahme sollten die Abrechnungsunterlagen lange Zeit im Stamm aufbewahrt werden. Zuschussgeber behalten sich teilweise vor, bei Unstimmigkeiten auch in zehn Jahren noch die Belege einsehen zu wollen.