Die Basisdaten eines Mitglieds bestehen aus den Stammdaten, den Kontaktdaten sowie der Kontoverbindung. Dies ist der eigentliche Mitgliedsdatensatz. Zusätzlich können einem Mitglied jedoch eine Reihe von Verknüpfungen zugeordnet werden, etwa
- Tätigkeitszuordnungen (siehe Zugeordnete Tätigkeiten),
- Ausbildungen (siehe Ausbildungen),
- oder Tags (siehe Taggen).
In diesem Kapitel werden die Basisdaten erläutert und wird beschrieben, wie man Mitglieder anlegt und bearbeitet. Ausgangspunkt ist immer die Mitgliederliste.
Basisdaten eines Mitglieds anzeigen
Durch Markieren eines Mitglieds und die entsprechende Funktion auf rechten Mausklick oder über der Mitgliederliste können die Daten eines Mitglieds angesehen werden. Als Besonderheit werden dabei nicht nur die Daten des Mitglieds angezeigt, sondern auch bestimmte Verknüpfungen, wie etwa Ausbildungen und Tags (siehe dazu die separaten Kapitel Ausbildungen und Taggen). Die Verknüpfungen werden - im Gegensatz zu den Basisdaten des Mitglieds - nicht im Ansichtsmodus angezeigt, sondern können normal bearbeitet werden.
Feldinfos über Info-Icon
Je nach Systemkonfiguration stehen für manche Felder Hinweise und Erläuterungen zur Verfügung, die dort beim Mouseover über das Icon angezeigt werden.
Die Icons stehen sowohl bei der Anzeige eines Datensatzes als auch beim Anlegen oder Bearbeiten zur Verfügung.
Stammdaten
Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern siehe in den folgenden Kapiteln "Mitglied anlegen" und "Mitglied bearbeiten".
Anschrift & Kontaktdaten
Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern siehe in den folgenden Kapiteln "Mitglied anlegen" und "Mitglied bearbeiten".
Kontoverbindung
Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern siehe in den folgenden Kapiteln "Mitglied anlegen" und "Mitglied bearbeiten".
Version
Hier wird angezeigt, wann die letzte Änderung an diesem Datensatz stattgefunden hat. Die Version gibt an, wie viele Änderungen bereits insgesamt stattgefunden haben. Die Version wird u.a. verwendet, um das gegenseitige Überschreiben von Änderungen zu verhindern, falls zufällig zwei Benutzer gleichzeitig an einem Datensatz arbeiten. Wer zuerst speichert, erhöht die Versionsnummer des Datensatzes, und der zweite Bearbeiter kann seine Änderungen dann nicht mehr speichern, weil seine Versionsnummer nicht mehr mit der aktuellen Versionsnummer übereinstimmt.
Version und "Letzte Änderung" beziehen sich auf Änderungen am Datensatz selbst, d.h. an den in diesem Kapitel beschriebenen Basisdaten, sowie auf bestimmte Zuordnungen zu dem Datensatz, wie etwa Tätigkeitszuordnungen, Stufenwechsel und Ausbildungen. Tagging wird hier nicht erfasst.
Mitglied anlegen
Beim Anlegen eines Mitglieds stehen nur die Basisdaten zur Verfügung. Verknüpfungen wie Ausbildungen und Tags sind naturgemäß noch nicht verfügbar, da eine Verknüpfung voraussetzt, dass ein Mitglied bereits existiert.
Doublettenprüfung
Das System prüft beim Anlegenvon Mitgliedern auf Doubletten. Es ist nicht möglich, die gleiche Kombination aus
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
mehr als einmal zu erzeugen.
Weitere Systemprüfungen
Folgende Prüfungen finden ebenfalls statt und können gegebenenfalls verhindern, dass ein Mitglied angelegt werden kann:
| Prüfung | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Gesperrte Mitglieder | Ein Mitglied kann nicht angelegt werden, wenn bestimmte Daten mit denjenigen eines gesperrten Mitglieds übereinstimmen. | |
| Probemitgliedschaft | Ein Mitglied kann nicht als Probemitglied angelegt werden, wenn es bereits einmal im System existiert hat und später gelöscht wurde (oder noch existiert - wobei hier der Doublettencheck ebenfalls greifen wird). Die Zuordnung einer Tätigkeit, die als Probemitgliedschaft definiert wurde, ist in diesem Fall also nicht möglich. Andere Tätigkeitszuordnungen sind natürlich möglich. |
Stammdaten
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Stammgruppierung | Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Hier wird jeweils die Gruppierung gesetzt, in der sich der Benutzer gerade befindet. Diese Gruppierung wird die Gruppierung, in welcher das Mitglied geführt wird (Stammgruppierung). Ein Mitglied kann zwar Tätigkeitszuordnungen in beliebigen Gruppierungen haben, geführt wird es jedoch nur einmal in seiner Stammgruppierung. | Bestimmte Rechteprüfungen berücksichtigen auch die Stammgruppierung eines Mitglieds. |
| Vorname | Vorname | |
| Nachname | Nachname | |
Geschlecht | Geschlecht, Auswahl aus Liste. | |
| Staatsangehörigkeit | Auswahl aus Liste. | |
| Andere Staatsang. | Freie Eingabe für Staatsangehörigkeiten, die nicht in der Liste auftauchen. | |
| Konfession | Konfession, Auswahl aus Liste. | Im Standard ein rechtekontrolliertes Feld, das nur dann angezeigt wird, wenn der Benutzer über das entsprechende Recht verfügt. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ | |
| Eintrittsdatum | Eintrittsdatum im Format TT.MM.JJJJ | |
| (Status) | Status des Mitglieds (aktiv oder inaktiv). | Kann beim Anlegen nicht gesetzt werden. Neu angelegte Mitglieder sind immer aktiv. Inaktiv werden sie nur durch Beenden der Mitgliedschaft. |
| Beitragsart | Auswahl einer oder mehrerer Beitragsarten. Es ist möglich, dass bestimmte Benutzer nicht alle Beitragsarten auswählen können (siehe Beitragsart). | Sofern es sich um ein beitragspflichtiges Mitglied handelt, in allen anderen Fällen ist hier nichts einzugeben. Sofern eine beitragspflichtige erste Tätigkeit ausgewählt wird (s.u.), ist die Auswahl einer Beitragsart Pflicht. |
| Zeitschriftenversand | Abwählen, falls Mitglied keine Zeitschrift erhalten soll. | |
| Datenweiterverwendung | Je nach Konfiguration des Systems werden bei Beendigung der Mitgliedschaft entweder alle Daten gelöscht oder das Mitglied wird nur auf inaktiv gesetzt und die Daten bleiben erhalten. Sofern das Feld "Datenweiterverwendung" angezeigt wird, kann durch Ankreuzen erreicht werden, dass die Daten beim Beenden der Mitgliedschaft nicht gelöscht werden. | Sofern Datenlöschung immer der Fall sein soll, sollte diese Option gar nicht angezeigt werden. |
| Erste Tätigkeit | Bestandteil des Anlegens eines neuen Mitglieds ist immer die Zuordnung einer ersten Tätigkeit. Diese kann nachträglich geändert werden, außerdem können weitere Tätigkeiten hinzugefügt werden. | Das Startdatum für die erste Tätigkeit entspricht dem weiter oben festgelegten Eintrittsdatum. Es kann später auch geändert werden (siehe Zugeordnete Tätigkeiten). |
| Stufe/Abteilung | Ergänzt die Tätigkeitszuordnung. Untergliederungen können Stufen oder Abteilungen sein. Stufen können z.B. Alterstufen von Mitgliedern abbilden. Abteilungen können z.B. organisatorische Einheiten abbilden, etwa Arbeitskreise, Ausschüsse o.ä. Je nach gewählter Tätigkeit werden hier unterschiedliche Optionen angeboten (etwa nur Stufen oder nur Abteilungen), oder evtl. ist auch gar keine Auswahl möglich. | Siehe Zugeordnete Tätigkeiten. |
Im Gegensatz zum Anlegen oder Bearbeiten einer Tätigkeitszuordnung für ein existierendes Mitglied (siehe Zugeordnete Tätigkeiten) besteht beim Anlegen eines neuen Mitglieds nicht die Möglichkeit, direkt die zugehörige Rechtegruppe zur Tätigkeit auszuwählen. Es werden beim Anlegen eines neuen Mitglieds diesem Mitglied also erst einmal keinerlei Rechte im System zugeordnet. Soll ein Mitglied Rechte im System erhalten, so ist entsprechend die erstellte Tätigkeitszuordung zu bearbeiten oder eine neue zu erstellen. Dieses Vorgehen stellt sicher dass der Vorgang der Rechtezuordnung explizit und bewusst erfolgt.
Anschrift & Kontaktdaten
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Land | Auswahl aus Länderliste | |
| Region | Auswahl aus Regionenliste. | In Abhängigkeit vom gewählten Land. |
| Strasse, Nr. | Strasse, Hausnummer | |
| PLZ | Postleitzahl | |
| Ort | Ort | |
| E-Mailadresse des Mitglieds | ||
| E-Mail Erziehungsberechtiger | Gegebenenfalls Mailadresse der Eltern o.ä. | |
| Telefon 1 | Telefon 1 | |
| Telefon 2 | Telefon 2 | |
| Telefon 3 | Telefon 3 | |
| Fax | Fax |
Kontoverbindung
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Mitglieds-Nr. | Wiederholung der Mitgliedsnummer | |
| Kontoinhaber | Kontoinhaber | |
| Kontonummer | Kontonummer | |
| IBAN | International Bank Account Number. | Die IBAN setzt sich folgendermaßen zusammen:
|
| Bankleitzahl | Bankleitzahl | |
| Kreditinstitut | Name des kontoführenden Kreditinstituts | |
| BIC/SWIFT | Bank Identifier Code. | Der BIC oder SWIFT-Code hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. |
Version
Kann grundsätzlich nicht gesetzt oder bearbeitet werden. Beim Anlegen erscheint als Version "0".
Mitglied bearbeiten
Grundsätzlich stehen beim Bearbeiten alle Optionen zur Verfügung, die auch beim Anlegen bestehen.
Folgende Abweichungen gibt es jedoch:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
ID | Anzeige der (internen) ID. Je nach Systemkonfiguration identisch mit der Mitgliedsnummer. | Kann nicht bearbeitet werden. |
Mitgliedsnummer | Anzeige der automatisch erzeugten Mitgliedsnummer. | Kann nicht bearbeitet werden. |
| Status | Status des Mitglieds (aktiv oder inaktiv). | Kann nicht bearbeitet werden. Statuswechsel nur durch Beenden der Mitgliedschaft (Mitgliedschaft beenden). |
| Mitgliedstyp | Der Mitgliedstyp wird aus (aktiven) Tätigkeitszuordnungen automatisch ermittelt. | Kann beim Bearbeiten nicht gesetzt werden, nur lesender Zugriff. |
| Stufe | Die Stufe wird aus (aktiven) Tätigkeitszuordnungen automatisch ermittelt. | Kann beim Bearbeiten nicht gesetzt werden, nur lesender Zugriff. |
| Mitgliedstyp | Der Mitgliedstyp wird aus (aktiven) Tätigkeitszuordnungen automatisch ermittelt und hat rein informativen Charakter. Möglich sind z.B.
| Kann beim Bearbeiten nicht gesetzt werden, nur lesender Zugriff. Da die Prüfung nicht bei jedem Laden der Mitgliederliste bzw. des Mitglieds durchgeführt werden kann, werden Mitgliedstätigkeiten mit gesetzten Enddatum in der Zukunft als beendet interpretiert, führen also gegenenfalls dazu, dass ein Mitglied nicht als solches ausgewiesen wird! Werden weder aktive Mitglieds- noch Probemitgliedstätigkeiten gefunden, gilt das Mitglied immer als "Nicht-Mitglied". |
| Beitragsart | Auswahl einer oder mehrerer Beitragsarten. Es ist möglich, dass bestimmte Benutzer nicht alle Beitragsarten auswählen können (siehe Beitragsart). Sofern eine beitragspflichtige Tätigkeitszuordnung besteht oder bestand, ist die Auswahl einer Beitragsart Pflicht. Es ist in diesem Fall nicht möglich, die Auswahl einer Beitragsart wieder rückgängig zu machen. | Wer einmal beitragspflichtig war, muss dauerhaft eine Beitragsart aufweisen. Dies gilt auch dann, wenn die beitragspflichtige Tätigkeitszuordnung inzwischen beendet wurde. Hintergrund ist, dass die Abrechnung von Mitgliedern sich auch in die Vergangenheit erstrecken kann. Da Mitglieder ohne Beitragsart jedoch nicht abgerechnet werden können und das System die Pflichtigkeit der Beitragsart nicht in Abhängigkeit von der Tatsache steuern kann, ob ein Mitglied tatsächlich schon abgerechnet wurde, muss eine Beitragsart ausgewählt bleiben. Daraus kann jedoch nie ein Problem entstehen, da Mitglieder nur abgerechnet werden, wenn sie für tatsächlich aktive beitragspflichtige Tätigkeiten aufweisen. Die Beitragspflichtigkeit ergibt sich nicht aus der Tatsache, dass eine Beitragsart zugewiesen ist. |
Erste Tätigkeit | Feld existiert nur beim Anlegen. | Tätigkeitszuordnungen unter Zugeordnete Tätigkeiten. |
Untergliederung | Feld existiert nur beim Anlegen. | Tätigkeitszuordnungen unter Zugeordnete Tätigkeiten. |
| Kontoverbindung | Hier wird beim Bearbeiten in der Maske zusätzlich noch einmal die Mitgliedsnummer angezeigt. |
Version (und letzte Änderung)
Beim Bearbeiten erscheint bei der Version (s.o.) gegebenenfalls auch der Zeitstempel der letzten Änderung.
Ausbildungen, Tags
Im Bearbeiten-Modus sowie im Ansichtsmodus stehen nach dem erstmaligen Anlegend es Mitglieds - je nach Rechten des Benutzers - auch die Verknüpfungen zu Ausbildungen und Tags zur Verfügung. Siehe dazu Ausbildungen und Taggen.