Eigenleistungen
- Beiträge der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
- Spenden (Sponsoring von Externen, Zuschüsse aus der Stammeskasse oder Spenden aus einer eigens gestarteten Aktion)
Zuschüsse
- Kommunale Mittel von Stadt oder Kreis
- Mittel vom Land (z.B. über einen Landesjugendplan)
- Mittel vom Bund
- Mittel von der Kirche/Diözese
- Mittel für internationale Maßnahmen
Achtung! Eine Bezuschussung durch Landes- und Bundesmittel schließt sich in der Regel gegenseitig aus.
Zuschüsse für Maßnahmen mit der eigenen Gruppe / mit dem Stamm
Die klassischen Zuschussgeber für Maßnahmen von Kinder- und Jugendgruppen sind die Landesregierungen, die Stadt bzw. der Kreis, aus dem die Teilnehmenden kommen sowie die Kirchen.
Jede Zuschuss gewährende Institution hat ihre eigene Vorstellung davon, was es zu fördern gilt und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. So gibt es Regelungen zur Mindestteilnehmendenzahl, zum Alter der Teilnehmerinnen und Teilnehmern und zur minimalen und maximalen Dauer der Maßnahme. Bei einigen Geldgebenden muss ein umfangreiches Programm und eine Kostenabrechnung vorgelegt werden, bei anderen reicht eine ausgefüllte und unterschriebene Teilnehmendenliste. Auch die Höhe der Zuschüsse variiert stark, selbst bei Kommunen in unmittelbarer Nachbarschaft. In der Regel werden nach Eingang der Anträge feste Sätze gezahlt, die sich aus der Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer multipliziert mit den Tagen der Maßnahme errechnen.
Informationen über kommunale Zuschüsse erhaltet ihr direkt bei eurer Stadt oder eurem Kreis (z.B. beim Jugendamt). Über Landeszuschüsse könnt ihr euch in der Regel über die Diözesanbüros informieren, kirchliche Zuschüsse sind bei der Pfarrei oder der Diözese anzufragen.
Zuschüsse für internationale Maßnahmen
Es gibt viele Möglichkeiten, Zuschüsse für internationale Begegnungen zu finden. Diese sind jedoch häufig schnell ausgeschöpft und unterliegen aufwendigen Kriterien sowie relativ frühen Beantragungsfristen (bei vielen schon im August/ September des Vorjahres).
Bekannte Zuschussgeber/innen für internationale Maßnahmen sind die Europäische Union, die Bundesregierung, die Bundesländer oder auch die Kommunen.
Bei der EU können Mittel für Begegnungen mit Jugendlichen aus der EU sowie Mittel- und Osteuropa beantragt werden. Die Bundesregierung stellt immer wieder Gelder für bestimmte Projekte zur Verfügung (besonders für deutsch-französische und deutsch-polnische Begegnungen).
Die Bundesländer sowie Städte und Gemeinden bieten manchmal im Rahmen von Sommerferienmaßnahmen für besondere internationale Begegnungen zusätzliche Gelder an. Informiert euch dazu bitte direkt bei den entsprechenden Stellen.
Neben den klassischen Förderern gibt es bei speziellen Schwerpunkten einer Maßnahme (z.B. Umweltschutz oder Kultur) themengebundene Zuschussmöglichkeiten, die regional existieren oder aber sich jährlich ändern. Es ist leider eher Zufall, wenn man auf solche Zuwendungen aufmerksam wird und sie zur eigenen Maßnahme passen.
Weitere Informationen über Zuschüsse für internationale Maßnahmen erhaltet ihr im DPSG Bundesamt:
Abrechnung von Maßnahmen
Eine gute Abrechnung fängt bereits vor der Maßnahme an und wird im Lager weitergeführt. Idealerweise ist eine Person für die Verwaltung der Gelder zuständig und auch verantwortlich.
Im Lager empfiehlt es sich, Kassenbelege zu sammeln, zu überprüfen und ein genaues Kassenbuch zu führen. Es kann schnell unübersichtlich werden, wenn sich die Mitleiterinnen und Mitleiter einfach so aus der Barkasse bedienen dürfen und dann evtl. keine Belege vorzeigen können.
Zur besseren Übersicht der Belege und Quittungen ist es empfehlenswert, diese vor oder nach der Maßnahme auf Din A4- Blätter zu kleben, zu sortieren und sie einem Bereich der Kalkulation zuzuordnen (zum Beispiel Programm, Verpflegung etc.) und entsprechend die Blätter zu beschriften.
Einige Zuschussgeber zum Beispiel von Stadt oder Kreis wollen auf jeden Fall Originalbelege haben. Das kann zu Überschneidungen mit den Nachweisen für Landesmittel führen. In der Regel kann man aber mit den Geldgebenden sprechen und verhandeln, dass sie eine Kopie akzeptieren oder den Originalbeleg zurücksenden.
Nach Abrechnung der Maßnahme sollten die Abrechnungsunterlagen lange Zeit im Stamm aufbewahrt werden. Zuschussgeber behalten sich teilweise vor, bei Unstimmigkeiten auch in zehn Jahren noch die Belege einsehen zu wollen.