Der Bereich "Rechnungen" dient in erster Linie dazu, dass Gruppierungen ihre Rechnungen einsehen können. Er kann jedoch auch von Benutzern mit entsprechenden Rechten dazu genutzt werden, gruppierungsübergreifend nach Rechnungen zu suchen oder Rechnungen freizugeben.
Angezeigte Rechnungen
Je nach Rechten des Benutzers werden hier folgende Rechnungen angezeigt:
- Im Standardfall kann ein Benutzer mit entsprechenden Rechten hier Rechnungen sehen, die seiner Gruppierung in Rechnung gestellt und freigegeben wurden. Diese Rechnungen müssen also im Status FREIGEGEBEN sein.
- Benutzer, welche Zugrif zur Rechnungsverwaltung haben und dort Rechnungsläufe für bestimmte Gruppierungen erstellen können, haben hier Zugriff auf die erstellten Rechnungen, etwa zum Zweck der Freigabe. Der Status ist dabei nicht relevant.
Liste
Die Liste verfügbt über die üblichen Listenfunktionen inklusive einer Suche (siehe Mitgliederliste/Allgemeines).
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Rechnungsdatum | |
| Rg.-Nr. | Rechnungsnummer | |
| Text | Beschreibung | Individueller Beschreibungstext, meist Rechnungsnummer und Datum. |
| Status | Status der Rechnung | Entweder ANGELEGT oder FREIGEGEBEN. Für normale Benutzer, die nur die Rechnungen ihrer Gruppierung einsehen können, immer FREIGEGEBEN (noch nicht freigegebene Rechnungen werden diesen Benutzern nicht angezeigt). |
| Freigabedatum | Falls Rechnung im Status FREIGEGEBEN ist, Datum der Freigabe |
Details
Die Details werden angezeigt, wenn man eine Rechnung markiert und "Anzeigen" klickt.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| ID | Interne ID der Rechnung. | |
| Rechnungsdatum | Rechnungsdatum | |
| Rg.-Nr. | Rechnungsnummer | |
| Text | Beschreibung | Individueller Beschreibungstext, meist Rechnungsnummer und Datum. |
| Status | Status der Rechnung | Entweder ANGELEGT oder FREIGEGEBEN. |
| Freigabedatum | Falls Rechnung im Status FREIGEGEBEN ist, Datum der Freigabe | |
| Link zum Anzeigen der Rechnung als PDF direkt aus der Ansicht der Details. | ||
| Erzeugungsdatum | Datum der tatsächlichen Erzeugung der Rechnung. | Erscheint nur, wenn Rechnung im Status FREGEGEBEN. |
| Debitor Dokument ID |
Rechnungen löschen
Rechnungen können durch Markieren und Klick auf "Löschen" (rechte Maustaste oder über der Liste) gelöscht werden.
Das Löschen einer Rechnung entspricht dem kompletten Rückgängigmachen des Rechnungslaufs für die betroffenen Positionen. Für die betroffene/n Gruppierung/en werden für die Abrechnungsperiode/n und Beitragsart/en alle Abrechnungsvorgänge rückgängig gemacht, das Beitragskonto betroffener Mitglieder wird für die Abrechnungsperiode/n und Beitragsart/en wieder auf Null gesetzt und für die Abrechnungsperiode/n und Beitragsart/en kann für die betroffenen Gruppierungen erneut eine Abrechnung durchgeführt werden.
Es ist nicht mehr möglich, eine Rechnung zu löschen, wenn sie bereits freigegeben wurde.
PDF-Rechnung anzeigen
Eine Rechnung kann durch Markieren der Position auf rechten Mausklick oder über die entsprechende Funktion über der Liste als PDF angezeigt werden.
Die PDF-Rechnungen bestehen immer aus einer Übersicht, welche nach Beitragsart und Abrechnungszeitraum getrennt die Anzahl der jeweiligen Beiträge aufsummiert, und der Detailrechnung, welche die Beiträge der einzelnen Mitglieder, jeweils wieder getrennt nach nach Beitragsart und Abrechnungszeitraum, auflistet.
Rechnung freigeben
Das Vorgehen ist analog zum unter Rechnungsverwaltung beschriebenen Vorgehen.
Rechte
Benutzer, welche nur die Rechnungen ihrer eigenen Stammgruppierung sehen sollen, müssen über eine Rechtezuordnung bei einer Tätigkeitszuordnung eine Gruppe (siehe Gruppen (MV)) zugewiesen bekommen, welche folgende Rechte enthält:
| ID | Recht | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
378 | Rechnungen - rechnung_DOWNLOAD | 1004501 | 10 | |
376 | Rechnungen - rechnung_READ | 1004501 | 2 | |
377 | Rechnungen - rechnung_SHOW_TAB | 1004501 | 8 |
Die Tätigkeitszuordnung mit der entsprechenden Rechtezuordnung muss in der eigenen Stammgruppierung erfolgen. Nur Rechnungen der eigenen Stammgruppierungen können eingesehen werden. Erfolgt die Zuordnung in einer anderen Gruppierung, so erscheint der Rechnungs-Tab zwar, zeigt jedoch keine Daten an und kann nicht genutzt werden.
Benutzer, welche über die volle Funktionalität verfügen sollen, müssen definitionsgemäß Benutzer mit allen Rechten der Durchführung der Rechnungsverwaltung. Siehe zu deren Rechtekonfiguration unter Rechnungsverwaltung.