Seitenhistorie

Ankerinhaltinhalt7. Finanzen

7.1 Kassenführung

7.1.1 Absprachen zwischen Vorstand und Kassiererin / Kassierer

7.1.2 Praxistipp Online Freigabe von Überweisungen

7.1.3 Das Stammeskonto

7.1.4 Die Kassenführung

7.1.5 Die Kassenprüfung

7.1.6 Die Kassenprüfenden

7.1.7 Die Aufgaben der Kassenprüfenden

7.2 Die Entlastung des Vorstands

7.3 Stammesmaterial

7.4 Vermietung von Stammeseigentum

7.5 Das Finanzamt

7.6 NaMi – Die Mitgliederverwaltung

7.7 Der Mitgliedsbeitrag

7.8 Praxistipp zur Unterstützung bei finanziellen Engpässen der Mitglieder

7.9 Was wird alles mit dem Mitgliedsbeitrag finanziert?

7.10 Der Stiftungseuro

“Da hättet ihr aber mal besser aufpassen müssen” spricht die Mutter den Stammesvorstand nach dem Stammestag an. “Toms Brille ist total verbogen und hat sogar einige Kratzer auf dem Glas. Ich denke, dass muss der Stamm bezahlen, oder?“ Ebenso meldet sich die Mutter von Maike: „Das Mobiltelefon von Maike ist kaputt aus dem Sommerlager wiedergekommen! Wir hatten es ihr für Notfälle in ihre Tasche gepackt und nun hat das Display einen Riss und es scheint Feuchtigkeit im Gerät zu sein!“.

Haben die Eltern von Tom und Maike Recht? Hätten die Leiterinnen und Leiter dies verhindern müssen und haben vielleicht ihre Aufsichtspflicht vernachlässigt? Oder muss der Stamm eine Haftpflichtversicherung haben, die in solchen Fällen den entstandenen Schaden zahlt?

Solche oder ähnliche (versicherungs-)rechtliche Fragen werden sicherlich vielen Stammesvorständen begegnen. Wenn sie nicht von Eltern gestellt werden, so sind es vielleicht Leiterinnen und Leiter, Kinder oder andere Personen, die an den Vorstand mit diesen Fragestellungen herantreten. Auch wenn im Rahmen der Modulausbildung im entsprechenden Baustein schon viele Punkte angesprochen werden, so zeigen sich in der Praxis oftmals Situationen, die viele Fragen aufwerfen.

Das wichtigste direkt zu Beginn: Der gewählte Stammesvorstand ist mindestens mitverantwortlich für alle Vorgänge, die in Bezug auf das Stammesleben passieren. Auch wenn er weitere Personen mit einzelnen Aufgaben betraut (zum Beispiel der Kassenführung oder der Ausbildung), ist es trotzdem der Vorstand, der den Stamm nach außen (also zum Beispiel gegenüber der Kirchengemeinde, der Stadt, der Bezirksebene, dem BDKJ, dem Finanzamt, …) vertritt und verantwortlich ist.

Diese einleitenden Worte sollen keineswegs Angst schüren oder den Satz „Als Gruppenleiterin, Gruppenleiter oder Vorstand steht man immer mit einem Bein im Knast“ bestätigen, sondern genau das Gegenteil bewirken. Vorstände haben eine hohe Verantwortung und müssen sich dieser Verantwortung bewusst sein. Wenn zu diesem Bewusstsein noch grundlegendes Wissen hinzukommt, werden die meisten Situationen souverän gelöst werden können. Hierzu mehr in Kapitel 8.43, in dem es um eingetragene Vereine geht.

Und zu den Eltern von Tom und Maike sei schon an dieser Stelle erwähnt: in der Regel weisen Stämme darauf hin, dass Mobiltelefone, Laptops, etc. nicht mitzugeben sind. Werden sie trotzdem mitgegeben, so sind diese Gegenstände ohne eine Zusatzversicherung nicht versichert und das Risiko trägt die Besitzerin oder der Besitzer. Bei der Brille verhält es sich etwas anders, denn selbstverständlich sollen alle Teilnehmenden auch richtig sehen können. Wurde der Schaden durch eine andere Person verschuldet (z.B. durch Herunterwerfen, unabsichtliches Drauftreten), so handelt es sich um einen Haftpflichtschaden und sollte von der Haftpflichtversicherung der verursachenden Person übernommen werden. Bei Eigenverschulden kann man dies der eigenen Versicherung melden.

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7.1 Kassenführung

Wie oben bei den Aufgaben des Vorstands beschrieben gehört zu den Vorstandsaufgaben “die Führung der Kasse des Stammes und die Rechnungslegung, soweit kein Rechtsträger vorhanden ist.”^[1] Somit und in den unten angegebenen Paragraphen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist eindeutig geregelt, dass der Vorstand die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kasse und die satzungsgemäße Verwendung der Gelder trägt. Selbstverständlich kann der Vorstand diese Aufgaben auch an eine Kassiererin oder einen Kassierer oder eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer delegieren, also andere Personen mit der Führung der Kasse beauftragen. Selbstverständlich kann er diese Delegation auch wieder rückgängig machen und diejenige Person abberufen. Verantwortlich und im schlimmsten Fall auch mit dem Privatvermögen dafür haftend ist und bleibt der Vorstand. Weiteres hierzu findet sich zu Beginn dieses Kapitels.

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7.1.1 Absprachen zwischen Vorstand und Kassiererin / Kassierer

In aller Regel wird der Vorstand Aufgaben des Vorstands delegieren, um selbst mehr Ressourcen für andere Aktivitäten zu haben oder um Fachwissen bzw. Fähigkeiten zu nutzen, das die Personen in den gewählten Vorstandsämtern aktuell (noch) nicht haben. Aus diesem Grund ist klar zu regeln, wie die Zusammenarbeit zwischen den gewählten Vorstandsmitgliedern und der Kassiererin oder dem Kassierer geregelt werden soll. Siehe hierzu auch Kapitel 1 2.9 zu Delegation von Vorstandsaufgaben. Sinnvolle Fragen, die in einem gemeinsamen Termin besprochen und schriftlich festgehalten werden, können sein:

• Wie läuft die Kommunikation in Zukunft ab? (Nimmt die Kassiererin oder der Kassierer an den Vorstandssitzungen teil? Oder an jeder zweiten Sitzung? Oder vielleicht nur die erste halbe Stunde?)
• Wer ist erste Ansprechperson aus dem Vorstand bei Fragen zur Kassenführung? (dies ist wichtig, um auch kurzfristig Fragen klären zu können und klar zu haben, wer sich verantwortlich fühlt; vielleicht kennt ihr die Situation, dass bei Fragen z.B. via E-Mail an mehrere Personen zunächst einmal niemand antwortet; diese Situation wird so vermieden)
• Welche Aufgaben werden konkret übertragen? Führung der Bücher? Tätigen von Überweisungen?
• Bis zu welchem Betrag darf die Kassiererin oder der Kassierer allein Überweisungen tätigen?
• Ab welchem Betrag möchte der Vorstand die Überweisungen mitunterzeichnen oder zumindest direkt informiert werden?
• Wie werden Auslagen erstattet?  (gibt es zum Beispiel Geld für gefahrene Kilometer der Leitungskräfte? Wenn ja, wieviel Cent pro Kilometer und wie ist dies nachzuweisen? Gibt es ein Formular?)
• Wie verhält es sich mit Kosten für Aus- und Fortbildung? Gibt es ein Ausbildungsbudget für Leitungskräfte?
• Wer beantragt Zuschüsse für Fahrten, Lager, Aktionen und Projekte?

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7.1.2 Praxistipp Online Freigabe von Überweisungen

Um Überweisungen mit mehreren Personen tätigen zu können bedarf es keines persönlichen Treffens mehr. Die Geldinstitute bieten die Möglichkeit, dass eine Person (z.B. die Kassiererin oder der Kassierer) die Überweisungen vorbereitet und eingibt und eine andere Person diese Überweisungen online freigibt. Dies ersetzt häufig ein aufwendiges Kommunizieren mit Überweisungsträgern.

Die obenstehende Auflistung sicherlich nicht abschließend und es werden im Laufe der Amtszeit noch viele weitere Fragen auftreten. Es ergibt Sinn, ein gesondertes Dokument zu haben, in dem alle diese Absprachen auftauchen. Die wenigen Sekunden, die es dauert, neben einem Protokoll aus der Vorstandssitzung die Absprachen noch einmal zu kopieren und einzufügen sind schon beim ersten Mal, wenn alle Vorstandssitzungsprotokolle durchgeschaut werden müssen oder etwas schon Geklärtes erneut beraten muss, wieder eingespart. Ein Datum und eine Notiz, wer alles anwesend war, runden eine gute Dokumentation der getroffenen Absprachen ab und machen sie für alle Beteiligten bindend.

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7.1.3 Das Stammeskonto

Sicherlich wird der Stamm mindestens ein eigenes Konto haben. Hierbei ist darauf zu achten, dass Inhaber des Stammeskontos wirklich der Stamm ist und niemals eine Person aus dem Vorstand oder aus einem ehemaligen Vorstand und auch die Kassiererin oder der Kassierer sollten nicht Kontoinhaberin oder Kontoinhaber sein. Es gibt vereinzelte Banken, die bei einem nicht eingetragenen Verein (n.e.V.) nur Privatpersonen eintragen. Über die damit verbundenen Herausforderungen sollte man im Vorstand zumindest diskutieren.

Wenn ein Konto eröffnet werden soll oder ein neu gewählter Vorstand ein Konto für sich zugänglich machen möchte, so benötigt man dafür den Auszug aus der Satzung der DPSG, in dem erläutert wird, wie die Vertretungsrechte des Vorstands sind, den Auszug, in dem festgelegt wird, wie der Vorstand zu wählen ist und eine Kopie des Protokolls der Stammesversammlung inklusive Anwesenheitsliste. Aus dem Protokoll muss hervorgehen, dass der Vorstand berechtigt ist den Stamm zu vertreten, also von der Stammesversammlung gewählt wurde. Ebenfalls notwendig sind Kopien der Personalausweise derjenigen Personen, die eine Vollmacht über das Konto erhalten sollen.

Weiterhin kann der Vorstand (schriftlich) weiteren Personen, z.B. einer Geschäftsführerin oder einem Kassierer, Vollmachten erteilen.

Um eine Stammeskasse führen zu können, benötigt man lediglich ein Kassenbuch (oder eine entsprechende Buchhaltungssoftware) und einen Ordner für Kontoauszüge und Ausgabebelege. Wer als Verein einen Rechtsträger für die finanziellen Geschäfte hat, benötigt selbstverständlich für diesen ebenfalls ein Konto. Die unten aufgeführten Punkte gelten dann für den Rechtsträger.

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7.1.4 Die Kassenführung

Standard für die Führung des Girokontos und der Barkasse ist in der Regel ein fortlaufendes Kassenbuch, in das alle Buchungen nacheinander eingetragen werden. Verantwortlich dafür ist der Stammesvorstand, der wie oben beschrieben delegieren kann. Die Beauftragung allein einer Person (egal ob Mitglied des Vorstands oder nicht) ist sehr sinnvoll, denn so weiß diese Person über alle Vorgänge auf dem Konto Bescheid. Bei mehreren Personen, die regelmäßig Ein- und Ausgaben vermerken und dokumentieren, besteht die Gefahr, dass ein Durcheinander entsteht. Ein Buchhaltungsprogramm (dies kann auch eine eigene Lösung mit einer Tabellenkalkulation oder auch ein Freeware-Programm sein), das eine Sortierung der Buchung nach bestimmten Kriterien (Kostenstellen wie z. B. Fahrtkosten, Material, Aktionen, ...) vornimmt, ermöglicht es, einen guten Überblick über die Finanzen zu erhalten. Auslagen einzelner Personen können via Onlinebanking schnellstmöglich beglichen werden. Bei größeren Vorhaben, z. B. Sommerlager, kann auch ein Vorschuss ausbezahlt werden, der später – nach Abschluss des Vorhabens – abgerechnet wird. Auch dieser Vorschuss muss erst einmal aus der Kasse ausgebucht werden und wird hinterher gemeinsam mit den Einzelbelegen des Lagers (sollte es einen Restbetrag geben) wieder eingebucht. Sämtliche Belege müssen selbstverständlich aufbewahrt werden und gut sortiert abgeheftet jederzeit zur Verfügung stehen, um die Ausgaben zu belegen. Die (gesetzliche) Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre. Regelmäßig sollte die Kassiererin oder der Kassierer den Vorstand über den aktuellen Kontostand informieren. Bei Schwierigkeiten oder bei Unsicherheit bzgl. einzelner Vorgänge ist schnellstmöglich der Kontakt zum Vorstand zu suchen, um eine zeitnahe Lösung herbeizuführen.

Zu den Kassen des Stammes gehören auch sogenannte Unterkassen, also zum Beispiel die Gruppenkassen. Mit der Auszahlung eines bestimmten Betrags an die Leitungskräfte, die diese mit ihrer Unterschrift bestätigen, ist es leider noch nicht getan. Denn auch die Leitungskräfte der Stufen müssen mit dem Geld verantwortungsbewusst und zweckdienlich umgehen. Um belegen zu können, dass Materialien für eine Aktion, Lebensmittel für die Gruppenstunde oder Eintrittsgelder für den Freizeitpark gekauft wurden, müssen auch diese Nachweise gesammelt werden. Es bietet sich an, die jeweiligen Kassen der einzelnen Stufen bzw. Gruppen mit der Kassiererin oder dem Kassierer jeweils abzurechnen und die Belege unter einer Kostenstelle bzw. einen Kostenträger (z.B. „Jungpfadfinder Trupp Adler Programmkosten“) zu verbuchen. Wenn Vorstände ihren Leitungsteams hierfür Abrechnungsvordrucke zur Verfügung stellen und dieselben Angaben wie bei der Führung der Stammeskasse (z.B. Material für Gruppenstunden, bestimmte Projekte, etc.) anlegen, so ist dies für eine spätere Zusammenführung oder eine Überprüfung der Kassenführung hilfreich.

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7.1.5 Die Kassenprüfung

Mindestens einmal im Jahr wird eine Kassenprüfung durchgeführt. Da in der Stammesversammlung darüber beraten wird, ob der Vorstand „entlastet“ wird, sollte die Kassenprüfung auch vor der Stammesversammlung stattfinden. Eine solche Kassenprüfung bedeutet keinesfalls, dass der Vorstand bzw. die Kassenprüfenden dem Vorstand oder der Kassiererin oder dem Kassierer nicht vertrauen, sondern beweist dem Vorstand, den Mitgliedern und auch externen Personen und Institutionen, wie zum Beispiel dem Finanzamt und Förderern, dass im Stamm verantwortungsvoll mit dem anvertrauten Geld umgegangen wurde. Den Auftrag dazu hat der Vorstand von den Mitgliedern des Stammes mit der Wahl zum Vorstand erhalten.

Es ist also die Pflicht eines Vorstands „Rechenschaft“ über die „Geschäftsführung“ abzulegen. Alle DPSG-Mitglieder eines Stammes haben das Recht zu erfahren, was mit den Einnahmen (z. B. den Mitgliedsbeiträgen) und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (in der Regel ein Jahr) passiert ist. Somit sind die Kassenprüfenden auch diejenigen, die vor der gesamten Versammlung bezeugen, dass die Kassiererin oder der Kassierer (in Vertretung des Vorstands) gut gearbeitet hat. Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer bestätigt, dass mit dem Geld der Mitglieder verantwortungsbewusst umgegangen wurde. Laut Satzung müssen mindestens zwei Personen als Kassenprüferin oder Kassenprüfer gewählt werden. Es kann jedoch sinnvoll sein vielleicht auch drei Personen zu wählen, um trotz Krankheit oder anderen Terminschwierigkeiten auf jeden Fall mit zwei Prüfenden die Kassenprüfung durchführen zu können.

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7.1.6 Die Kassenprüfenden

Die Kassenprüferinnen und Kassenprüfer müssen keine Mitglieder der DPSG sein. Sie müssen jedoch unabhängig und unbefangen sein. Es kann also weder jemand aus dem Stammesvorstand für dieses Amt gewählt werden noch darf er den Organen weisungsgebunden sein (z.B. bezahlte Mitarbeitende) oder mit Mitgliedern des Vorstands in familiärer Beziehung stehen. Ganz praktisch gedacht bieten sich Eltern oder erfahrene Mitarbeitende anderer Organisationen oder Verbände aus dem Ort oder der Gemeinde oder auch Ehemalige aus dem Stamm hier in aller Regel an. Um sicher zu gehen, dass es Interessierte für dieses Amt gibt, kann auch schon vor einer Sitzung nach Kandidierenden gesucht werden.

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7.1.7 Die Aufgaben der Kassenprüfenden

Die Kassenprüfung erfolgt in der Regel einmal jährlich. Hierzu sprechen die Prüfenden Termine mit dem Vorstand bzw. der Kassiererin oder dem Kassierer ab. In Anwesenheit der Kassiererin oder des Kassierers überprüfen die Prüfenden die Barkasse, das Girokonto und gegebenenfalls Sparkonten. Bei der Prüfung sollte auf die Vollständigkeit der Belege und ordnungsgemäße Verbuchung geachtet werden. Anschließend wird durch die Prüfenden ein kurzer Bericht erstellt in dem aufgeschrieben wird:

• was geprüft wurde (Konto, Kasse)
• wie geprüft wurde (stichprobenartig oder Durchsicht aller Belege)
• wer geprüft hat
• wann geprüft wurde
• Anmerkungen der Prüfenden (Besonderheiten, was aufgefallen ist)

Hierbei prüfen die Kassenprüfenden nur die Organisation und die Nachvollziehbarkeit der Kasse. Inhaltliche Fragestellungen („Sollte wirklich der Pool angeschafft werden oder wäre ein neuer Hordentopf notwendiger gewesen?“) fallen nicht in das Aufgabengebiet der Kassenprüfenden. Der Bericht wird, gegebenenfalls mit Erläuterungen im Rahmen der Stammesversammlung, durch die Kassenprüfenden vorgestellt. Hierbei berichten die Kassenprüfenden, wie die Prüfung stattgefunden hat und ob es Verbesserungsvorschläge zur Kassenführung gibt. Anschließend gilt es, auch den Prüfenden für ihre Arbeit zu danken.

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7.2 Die Entlastung des Vorstands

Einen Vorstand zu entlasten heißt, dass die Mitglieder keine Forderungen an den Vorstand stellen und z. B. auch auf (Schadensersatz-)Ansprüche verzichten. Ein Vorstand, der entlastet wird, hat sowohl wirtschaftlich als auch inhaltlich im Sinne der Mitglieder gehandelt. Die Entlastung gilt selbstverständlich nur, wenn der Vorstand nicht vorsätzlich rechtswidrig gehandelt, sich im Rahmen seiner Möglichkeiten über seine Pflichten informiert und diese wahrgenommen hat.

Es gilt zu beachten, dass nach § 32 Abs. 1 Satz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ein wirksamer Beschluss über die Entlastung des Vorstands in der Stammesversammlung nur gefasst werden kann, wenn die Tagesordnung ausdrücklich diesen Beschlusspunkt ausweist. Also ist bei der Einladung auf den Tagesordnungspunkt „Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands“ besonders zu achten.

In der Regel wird dieser Tagesordnungspunkt auf Entlastung des Vorstands im Rahmen der Stammesversammlung auf der Tagesordnung erscheinen, nachdem der Vorstand sowohl über die Aktionen im letzten Jahr und seine inhaltliche Arbeit als auch über die finanzielle Situation des Stammes (in der Regel durch den Bericht der Kassenprüfenden) berichtet hat.

Verfügt der Stamm über einen eingetragenen Verein als Rechtsträger, so erfolgt die Entlastung in finanzieller Hinsicht im Rahmen der Versammlung des Rechtsträgers. Die Stammesversammlung entlastet den Vorstand dann nur noch in Hinblick auf seine inhaltliche Arbeit außerhalb des Rechtsträgers.

Vorstandsmitglieder selbst dürfen sich an der Abstimmung über die Entlastung des Vorstands nicht beteiligen.

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7.3 Stammesmaterial

Im Stamm arbeitet ein Vorstand nicht nur mit vielen Menschen, sondern ein Stamm besitzt oftmals auch eine große Menge an Material.

Die großen und teuren Teile des Materials sollten in einer Inventarliste mit Anschaffungsjahr und Preis aufgelistet sein, ein abgespeichertes Foto ist in vielen Fällen ebenfalls hilfreich. Für Versicherungsschäden und Inventarlisten sind diese Daten im Rahmen eines Jahresabschlusses hilfreich. Auch zur Planen Planung von Lagern und Fahrten sind diese Listen hilfreich, insbesondere wenn man bei Zelten die Stellfläche (Abspannleinen nicht vergessen), die Personenzahl und das Gewicht mitnotiert. So bleiben einem Stamm zu enge Plätze, unwissentlich überladene Autos und Anhänger und viele andere Unannehmlichkeiten oder gefährliche Fallen erspart. Eine einheitliche Markierung z.B. mit dem Stammeslogo, einer auffälligen Farbe, einer Gravur oder sonstiger Hinweise, dass es sich um Material des jeweiligen Stammes handelt, bringt sicherlich schnell das Material auch nach dem Verleih zurück. Diese ganzen Aufgaben sind oftmals bei einer Materialwartin oder einem Materialwart in guten Händen, denn die Pflege und Verwaltung von vielen hundert Einzelteilen benötigt Zeit und eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit in der Arbeit.

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7.4 Vermietung von Stammeseigentum

Einige Stämme zählen auch eigene Immobilien, also Häuser oder Zeltplätze, zu ihrem Vermögen. Bei solch großen Werten sind insbesondere die Hinweise unter dem folgenden Punkt „Das Finanzamt“ zu beachten. Aber auch die anderen Gegenstände des Stammeseigentums eignen sich einerseits dazu, Schäden zu erhalten oder zu verursachen (hierzu wird bei den Versicherungen mehr geschrieben) aber auch durch Vermietung Einnahmen zu erwirtschaften. Grundsätzlich müssen alle diese Einnahmen in der Stammeskasse verbucht werden. Wichtig ist, im Blick zu behalten, wie viel Geld der Stamm einnehmen kann ohne steuerpflichtig zu werden. Da die Freibeträge für Vereine regelmäßig angepasst werden, ist es wichtig, die aktuellen Freibeträge zu kennen und ggf. die Preise anzupassen, falls die Entscheidung fällt, mehr einzunehmen und dann das eingenommene Geld auch zu versteuern. Grundlegend für Vermietungen ist ein Mietvertrag, der genau beschreibt, was gegen welche Summe für welchen Zeitraum verliehen wird, was bei der Rückgabe von kaputten Gegenständen passiert und ob ein Pfand für die Leihe empfangen wurde. Insgesamt jedoch scheinen mit der gewerbsmäßigen Vermietung die Stämme eher mehr Aufwand und Kosten (Ausgabe, Annahme, Rechnung schreiben, Geld verbuchen, Reparaturen organisieren und bezahlen, etc.) als direkte Einnahmen zu haben, so dass dieses Modell nur sehr bedingt empfehlenswert ist.

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7.5 Das Finanzamt

Ohne dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, müsste jeder Verein (und rechtlich ist ein Stamm zunächst ein nicht eingetragener Verein) Steuern zahlen. Dies gilt auch für die Ortsgruppen, Bezirke und Diözesanverbände und natürlich auch die Bundesebene der DPSG. Das Finanzamt unterscheidet hier nicht, ob es sich um einen eingetragenen Verein handelt oder nicht, sondern entscheidend ist die Frage der Gemeinnützigkeit.

Ziel der Arbeit ist laut Satzung der DPSG die „Erziehung junger Menschen“. Das Steuerrecht sieht für dieses Ziel Steuervergünstigungen vor, insbesondere in der Form, dass von gemeinnützigen eingetragenen Vereinen Zuwendungsbestätigungen („Spendenbescheinigungen“) ausgestellt werden können und mögliche Schwierigkeiten beim Austausch von finanziellen Mitteln zwischen gemeinnützigen Organisationen beseitigt sind.

Diese Gemeinnützigkeit muss jedoch zunächst dem Finanzamt dargelegt und beantragt werden. In der „Arbeitshilfe Gemeinnützigkeit“ der DPSG finden sich hierzu viele weitere Informationen. Sie ist unter www.dpsg.de/infopool/downloads/konzepte.html zu diesem LINK  zu finden.

Grundsätzlich hat das Finanzamt das Recht Einsicht in die Kassenführung zu nehmen. Damit bei solchen Überprüfungen (die bisher sehr selten sind aber insgesamt auch bei Fördervereinen, Jugendringen etc. zunehmend zu verzeichnen sind) keine unangenehmen Situationen entstehen, sollte der Vorstand darauf achten, dass gut gekennzeichnet wird, wenn Geld für bestimmte Anschaffungen (z.B. neue große Zelte, einen neuen Anhänger oder eine neue Heizungsanlage für das Pfadfinderheim) gespart wird. Dieses Sparen heißt umgangssprachlich „Rückstellungen oder Rücklagen“ und sind daher interessant, da die Mittel in der Regel zeitnah zu nutzen sind. Sollte zum Beispiel durch den Betrieb und die Vermietung eines eigenen Zeltplatzes, eines Pfadfinderhauses oder andere Aktionen Geld erwirtschaftet werden, benötigt der Stamm professionelle Unterstützung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Damit Zinsen eines eventuellen Vermögens steuerfrei auf dem Stammeskonto verbleiben, benötigt der Stamm eine sogenannte Nichtveranlagungsbescheinigung. Diese stellt das zuständige Finanzamt nach Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung nach §44a Einkommenssteuergesetz aus, wenn eine Anerkennung als gemeinnütziger Verein vorliegt.

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7.6 NaMi – Die Mitgliederverwaltung

Für die Mitgliederverwaltung in der DPSG steht die online Datenbank NaMi zur Verfügung. Die dort hinterlegten Daten werden in der DPSG für mehrere Funktionen verwendet, z.B. um die Mitgliederzeitschrift zu versenden, Stammesvorsitzende oder Gruppenleiterinnen und -leiter anzusprechen, Mails an die richtigen Personen zu verschicken und die Mitgliedsbeiträge zu berechnen. Daher ist es sehr wichtig, dass jede Gruppierung sorgfältig darauf achtet, die dort hinterlegten Stammdaten ihrer Mitglieder aktuell zu halten. Jede Gruppierung (Stamm, Bezirk, etc.) hat eine Administratorin oder einen Administrator (oft ein Mitglied des Vorstands), die oder der Lese- und Schreibrechte für alle Mitglieder der Gruppierung hat. Die Administratorin oder der Administrator kann weiteren Personen Lese- oder Schreibrechte vergeben.

Sinnvoll ist es, nicht nur eine Person mit kompletten Lese- und Schreibrechten auszustatten, denn es kann immer einmal sein, dass eine Person kurzfristig für längere Zeit ausfällt. Die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter können Leserechte erhalten, um die Daten der entsprechenden Gruppe zu nutzen (z.B. Mailadressen, Telefonnummern, etc.). Wenn in den Stammdaten die „Datenweiterverwendung“ angekreuzt wird, besteht auch später einmal die Möglichkeit, ehemalige Mitglieder zu kontaktieren, etwa bei Jubiläumsveranstaltungen, Verabschiedungen oder bei sonstigen besonderen Ereignissen. Zur Weiterentwicklung besteht innerhalb von NaMi die Möglichkeit, Feedback über einen Button zu geben und so das Programm mit zu verbessern. Grundsätzlich ist es sinnvoll, regelmäßig die Daten der gemeldeten Mitglieder mit den tatsächlichen Mitgliederdaten zu vergleichen, um keine zu hohen Rechnungen zu erhalten, um den Mitgliedern den Bezug der Mitgliederzeitschrift zu ermöglichen, um aktuelle Listen erstellen zu können und um den Versicherungsschutz der Mitglieder zu gewährleisten. Die NaMi-Seite mit vielen hilfreichen Fragen und Antworten im Internet findet sich auf der Seite der DPSG unter: https://doku.dpsg.de/display/faqnami/FAQ+Bereich hier. 

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7.7 Der Mitgliedsbeitrag

Die DPSG ist ein Verband, in dem man für die Mitgliedschaft zahlt, um bestimmte Leistungen in Anspruch nehmen zu können. Sicherlich wäre es schön, Pfadfinden für alle Kinder und Jugendlichen kostenlos anbieten zu können, aber auch ein Verband in dem viele tausend Menschen ehrenamtlich arbeiten und ihre Arbeitskraft kostenlos zur Verfügung stellen, kommt nicht ohne Geld aus. Neben den Einnahmen aus den Mitgliedsbeiträgen erhält die DPSG auch Gelder aus den Kirchensteuermitteln und aus Mitteln des Kinder- und Jugendplans der Bundesregierung sowie Fördergelder von Kommunen und Ländern. 

Durch diese weiteren Finanzierungswege, durch das hohe ehrenamtliche Engagement und durch einen verantwortungsbewussten Umgang mit dem zur Verfügung stehenden Geld, kann die DPSG von den Mitgliedern einen sehr geringen Beitrag erheben. Den aktuell gültigen Bundesbetrag, der pro Mitglied und pro Jahr an den Bundesamt St. Georg e.V. zu überweisen ist, findet sich auf der Homepage.

Die Stammesversammlung kann noch einen eigenen Beitrag beschließen (was sehr viele auch tun). Der gesamte Beitrag der Mitglieder wird vom Stamm erhoben, der Bundesbeitrag pro Mitglied an die Bundesstelle weitergeleitet und der Betrag für den Stamm einbehalten.

Der Bundesbeitrag wird in zwei Teilen, einmal im Januar und einmal im Juli, berechnet. Die Beiträge werden jeweils zu Beginn des Halbjahres durch die jeweilige Gruppierung an den Bundesverband überwiesen, bzw. durch den Mitgliederservice der DPSG abgebucht. Die Stämme erhalten hierzu eine Rechnung. Mitglieder, die in den ersten vier Monaten eines Halbjahres neu eintreten, sind für dieses Halbjahr beitragspflichtig. Erfolgt der Eintritt in den letzten beiden Monaten eines Halbjahres, beginnt die Beitragspflicht mit dem kommenden Halbjahr. Für den Rest des laufenden Halbjahres besteht der Versicherungsschutz ohne Beitragszahlung nur bei Meldung in der verbandlichen Datenbank „NaMi“. Ausnahme hierzu bilden die Schnuppermitglieder. Hierbei können Kinder und Jugendliche für höchstens acht Wochen als Schnuppermitglieder in NaMi gemeldet werden. In dieser Zeit hat das Schnuppermitglied vollen Versicherungsschutz über die DPSG und ist von einer Beitragspflicht befreit. Es besteht kein Anspruch auf Rückzahlung des laufenden Halbjahresbeitrages, wenn die Mitgliedschaft im laufenden Halbjahr beendet wird. Ob eine Rückerstattung des Beitrages durch den Stamm an das ausscheidende Mitglied beziehungsweise an die Eltern erfolgt, ist individuell vor Ort zu regeln^[2]

Unter bestimmten Bedingungen ist der Bundesbeitrag reduziert:

Die Familienermäßigung

Der Bundesbeitrag mit Familienermäßigung pro Jahr und Mitglied ist deutlich gegenüber dem normalen Beitrag reduziert. Für die Berechnung der Familienermäßigung hat die Bundesversammlung zwei Kriterien festgelegt: 1. Die Mitglieder müssen in einem Haushalt leben (nicht nur im gleichen Haus) 2. Sie müssen zu einer Familie gehören (Wohngemeinschaften gehören nicht dazu). Die Familienermäßigung wird allen Mitgliedern einer Familie gewährt.

Die Sozialermäßigungen

Der Bundesbeitrag mit Sozialermäßigung beträgt 13,50 Euro. Damit dieser Sozialbeitrag gewährt wird, muss der zuständige Vorstand einen formlosen Antrag über die Diözesanleitung an die Bundesstelle (Mitgliederservice) stellen. Der Antrag muss den Namen des Mitglieds und eine kurze Begründung enthalten. Eine weitere Überprüfung durch die Bundesebene erfolgt nicht. Die Verantwortlichen vor Ort (in der Regel Vorstände und Gruppenleitende) sind angehalten, verantwortungsvoll mit diesen Anträgen umzugehen. Typische Begründungen können sein, dass die Familie durch ein sehr geringes Einkommen wenig finanzielle Mittel hat, die Familie durch besondere Belastungen (z.B. schwere chronische Erkrankungen) sehr hohe Ausgaben hat, usw. Wichtig ist, dass die Leitenden im Stamm (Vorstand und / oder Leitungsteam) mit den Erwachsenen der Familie hierzu ins Gespräch kommt.^[3]

Die Schnupper-Mitgliedschaft

Kinder und Jugendliche sowie deren Eltern möchten sich oftmals erst ein Bild von der Arbeit der DPSG und ihrer Gruppen machen. Um trotzdem während dieser Zeit versichert zu sein, gibt es die Schnuppermitgliedschaft.

Zunächst können Kinder als Schnuppermitglied gemeldet werden und das Pfadfinden im Stamm vor Ort zunächst testen. Nach spätestens acht Wochen müssen sie dann vom Stamm vor Ort bei der Bundesebene als reguläres Mitglied angemeldet werden.

Das Bildungspaket

Über die oben genannten Ermäßigungen des Verbandes hinaus können für Kinder und Jugendliche aus Familien mit geringem Einkommen auch die Leistungen des Bildungspakets in Anspruch genommen werden. Das „Bildungspaket“ der Bundesregierung gilt sowohl für den DPSG-Mitgliedsbeitrag als auch für den Beitrag zu Sommerlager und Co. Die Gruppierung, für die die Zuschüsse gewährt werden soll – meistens der Stamm – muss sich zunächst als Zuschussempfänger bei der zuständigen Behörde registrieren lassen. Diese kann von Kommune zu Kommune unterschiedlich sein, meistens ist es jedoch das Job-Center (früher Arbeitsamt). Die Anerkennung dürfte kein Problem sein, da die DPSG als großer Jugendverband bekannt ist. Danach müssen die Eltern der Kinder dort die jeweiligen Zuschüsse beantragen.

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7.8 Praxistipp zur Unterstützung bei finanziellen Engpässen der Mitglieder

Besonders wenn Vorstand oder Leitende vermuten, dass es in ihrem Stamm Familien oder Leitungskräfte gibt, die ein geringes Einkommen haben, ist es ratsam, dass der Vorstand sich bzgl. des Bildungspaketes informiert und offensiv damit auf die Mitglieder zugeht. Es kann davon ausgegangen werden, dass in jedem Stamm Einzelpersonen oder Familien diese Unterstützung gut gebrauchen können. Es wäre schlimm, wenn Kinder und Jugendliche aus finanziellen Gründen nicht in der DPSG Mitglied sind oder an Fahrten nicht teilnehmen. Wenn Stämme trotz der Ermäßigungen und des Bildungspaketes ihre Kosten nicht decken können, gibt es oftmals Stiftungen, Fördervereine, Gemeinde- oder Stadtcaritasverbände, etc., die bei der Finanzierung unterstützen können. Informationen hierzu gibt es oftmals auch bei den Aktiven auf Bezirks- oder Diözesanebene oder in den Gemeinden.

Die so gesammelten Informationen sind sehr wenig wert, wenn sie der Vorstand für sich behält. Die Informationen über Ermäßigungen und Zuschussmöglichkeiten sollten bei Elternabenden, in Infoschreiben zur Anmeldung und bei anderen Aktionen veröffentlicht werden. Wichtig ist, dass die Schwelle bei denjenigen, die Unterstützung benötigen, möglichst gering ist und Eltern wissen, dass man mit Leiterinnen und Leitern sowie den Vorstandsmitgliedern offen und vertraulich über diese Dinge reden kann. Durch das Veröffentlichen der Informationen zeigt der Stamm, dass es normal ist, mit dem Thema offen umzugehen und dass es im Stamm ein gewisses Fachwissen gibt. Oftmals werden die Gruppenleiterinnen und -leiter die ersten Ansprechpersonen sein. Es ist eine gute Vorbereitung, wenn im Stamm bereits ohne konkreten Fall geklärt wird, wie es dann weitergeht, z.B. an welches Vorstandsmitglied verwiesen wird oder ob die angesprochene Leitungskraft immer ein Treffen mit Eltern und zuständigem Vorstandsmitglied organisiert.

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7.9 Was wird alles mit dem Mitgliedsbeitrag finanziert?

Mit dem Mitgliedsbeitrag an die DPSG-Bundesebene werden Dinge finanziert, von denen ein guter Teil auch direkt oder indirekt den Mitgliedern wieder zukommt. So wird Folgendes finanziert:

• die Haftpflicht-, Unfallversicherung für die Mitglieder und zusätzlich die Straf-Rechtsschutzversicherung für Leitende;
• die Mitgliederzeitschrift im Direktversand an die Mitglieder;
• die Mitgliedsbeiträge an die Weltorganisation der Pfadfinderbewegung (WOSM) und an die Europaebene, die Internationale Katholische Konferenz (ICCS) sowie an den Bund der Deutschen Katholischen Jugend (BDKJ) und den Ring deutscher Pfadfinderverbände (RdP);
• die Aktivitäten, wie Ausbildungskurse, Bundesveranstaltungen
• die Arbeit der Stufen, Fachbereiche sowie der Bundesleitung und des Bundesvorstands;
• die Unterhaltung der Verwaltung und der Services in der Bundesstelle Neuss;
• die Unterhaltung des Bundeszentrums in Westernohe.
• Ebenso werden den Diözesanverbänden 20 % des Beitrages rückerstattet, wovon teilweise die Bezirke etwas bekommen.

Die Mitgliedsbeiträge sorgen also dafür, dass die DPSG in ihrer Struktur gestärkt wird und Unterstützung für alle Ebenen stattfinden kann.

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7.10 Der Stiftungseuro

Die Bundesversammlung hat beschlossen, dass die Mitglieder bzw. deren Personensorgeberechtigte bestimmen dürfen, ob vom Mitgliedsbeitrag der Bundesebene jährlich ein Euro an die Stiftung der DPSG weitergeleitet wird. Die Stiftung unterstützt pfadfinderische Projekte und Initiativen der DPSG auf Stammes-, Bezirks-, Diözesan- und Bundesebene finanziell. Hierfür werden neben den Stiftungseuros auch gezielt Spenden bei Firmen und einzelnen Personen eingeworben. Die Willenserklärung zum Stiftungseuro findet sich auf der Homepage der DPSG. (http://dpsg.de/fileadmin/daten/dokumente/willenserklaerung.pdf)

Link:Willenserklärung Stiftungseuro