2. Der Stammesvorstand

Wozu ein Stamm einen Stammesvorstand braucht wird in den folgenden Kapiteln beschrieben. Dabei geht es viel um die Aufgaben als Vorstand(-steam). Doch was Vorstände an Aufgaben mit diesem Amt übernehmen oder übertragen bekommen ist nicht alles, denn es gehört einiges an grundlegender Einstellung und auch ein paar Fähigkeiten, die man sich sicherlich auch während des Vorstandsamtes aneignen kann, hinzu.

2.1 Stammesvorstand sein – Verantwortung tragen und gestalten können

2.2 Der Vorstand des Stammes und die Satzung

2.3 Praxistipp zur Verteilung von Vorstandsaufgaben

2.4 Die Kuratin / der Kurat

2.4.1 Aufgabe und Funktion der Kuratinnen und Kuraten

2.4.2 Hauptamtliche Kuratinnen und Kuraten – Vor- und Nachteile

2.5 Die Amtszeit des Vorstands

2.6 Die Stammesversammlung

2.6.1 Wann muss ein Stamm eine Stammesversammlung abhalten und wie oft?

2.6.2 Wer kommt alles zu einer Stammesversammlung?

2.6.3 Was sollte bei der Planung der Stammesversammlung beachtet werden?

2.6.4 Leitung und Durchführung einer Stammesversammlung

2.6.5 Wahlen

2.6.6 Eine Stammesversammlung für alle Beteiligten

2.7 Ein Vorstand ist geduldig, wenn es schwierig wird

2.8 Der Vorstand übernimmt Führung

2.8.1 Wie gute Führung gelingen kann

2.9 Vorstände beziehen andere mit ein und gaben Aufgaben ab

2.9.1 Berufung von Leiterinnen, Leitern, Referentinnen und Referenten

2.9.2 Praxistipp: Delegation von Vorstandsaufgaben

2.10 Vorstände in Entwicklung

2.11 Neue Interessierte für den Vorstand

2.12 Das Ende naht – Den Ausstieg aus dem Vorstand planen

2.13 Einen Übergang gestalten – ein neuer Vorstand wurde gewählt

2.13.1 Alle Mitglieder des Vorstands sind erneut gewählt worden

2.13.2 Der Vorstand besteht komplett aus neu gewählten Mitgliedern

2.13.3 Der Vorstand besteht aus neuen und wiedergewählten Mitgliedern

2.13.4 Praxistipp Absprachen mit neuen Vorstandsmitgliedern

2.1 Stammesvorstand sein – Verantwortung tragen und gestalten können

Bei der Betrachtung der Aufgaben von Vorständen fallen oftmals zuerst administrative Tätigkeiten wie Berichte und Versammlungen ein. Um jedoch in diesen Tätigkeiten auf eine eigene Haltung zurückgreifen zu können und sich sicher zu fühlen, bedarf es einer inneren Überzeugung. Grundlegend ist, dass sich jede und jeder Einzelne überlegt, was sie oder ihn antreibt diese Aufgabe zu übernehmen und auszufüllen. Sicherlich bringt ein Vorstandsamt eine Menge Arbeit und Verantwortung mit sich, doch vermutlich ist das nicht der alleinige Anreiz sich zum Vorstand wählen zu lassen.

Im Vorfeld dieser Veröffentlichung wurden einige Stammesvorstände gefragt, was sie zu ihrem Vorstandsamt motiviert. Für die befragten Vorstände war es wichtig, den Stamm und auch andere Ebenen aktiv gestalten zu können. In den Antworten der Vorsitzenden ging es um Begriffe wie umsetzen, Verantwortung übernehmen, leiten, begeistern, vertreten, motivieren. Deutlich wird in all diesen Aussagen, dass Vorstände sich ihrer Möglichkeiten bewusst sind und diesen Einfluss auch nutzen möchten.

Ist es denn in Ordnung, sich in ein Amt wählen zu lassen, um den großen Einfluss, den ein Vorstand in einem Stamm oder auf einer anderen Ebene hat, auch einzusetzen?

Selbstverständlich! Entscheidend ist aber, zu welchem Zweck und zu wessen Gunsten dieser Einfluss eingesetzt wird. Denn ein Vorstandsposten bringt auch gewisse Macht mit sich. Nur der Vorstand kann über finanzielle Entscheidungen bestimmen und entscheiden, wer im Stamm mitarbeiten darf und welche Aufgaben sie oder er übernehmen kann. Der Begriff der Macht scheint jedoch zu einem Ehrenamt, in dem man häufig mit guten Freundinnen und Freunden zusammenarbeitet, nicht zu passen. Denn auch in der Ausübung dieser machtvollen Position geht es nicht um eigenmächtige Entscheidungen, sondern um gemeinsames Gestalten.

Mit der Übernahme eines Vorstandsamtes haben Vorstände Pflichten aber auch eine Vielzahl an Rechten bzw. Gestaltungsmöglichkeiten erhalten.

Vorstände selbst haben die Aufgabe, unter Einbezug aller Personen des Stammes, mit diesen Möglichkeiten verantwortungsbewusst und auf ihre eigene Art umzugehen.

Ganz bewusst steht im vorherigen Satz „auf ihre eigene Art“. Die DPSG schätzt die Vielfalt aller Menschen. Es ist gut und wichtig, dass alle unterschiedlich sind. Daher sind auch die Vorsitzenden und Kuratinnen und Kuraten unterschiedlich. Jede und jeder bringt ihre und seine eigene Persönlichkeit, ihre und seine eigenen Erfahrungen im bisherigen Leben, persönliche Überzeugungen und natürlich auch ganz besondere Fähigkeiten mit. Es gibt daher viele Möglichkeiten, Vorstandsämter auszugestalten, zu agieren und sich für den Stamm und seine Mitglieder im Sinne der Werte der DPSG einzusetzen. Sie, also die Mitglieder des Stammes, übertragen durch die Stimmen der Delegierten auf den Versammlungen dem Vorstand ihr Vertrauen und erwarten mit gutem Recht, dass dieser für sie und zu ihrem Wohle handelt. Diejenigen, die an der Spitze einer Gruppe stehen, haben eine besondere Pflicht der gemeinsamen Sache gegenüber. Der Vorstand ist die erste Instanz, die darauf achtet, dass die pfadfinderischen Werte vermittelt und die notwendigen Aufgaben übernommen werden.

Gleichzeitig bedeutet das für die Mitglieder des Stammes, dass nicht nur der Vorstand, sondern auch sie Aufgaben übernehmen müssen. Es ist das gute Recht und auch die Pflicht eines Vorstands, alle anderen zur Mitarbeit aufzufordern und dabei mit gutem Vorbild voranzugehen. Baden-Powell gab hierzu einen wichtigen Spruch mit auf den pfadfinderischen Weg, indem er aufforderte: „Sage: Mach mit, nicht Fang an, wenn du eine Aufgabe erledigt haben willst.“

Vorstände werden in ganz vielen Situationen Impulse in den Stamm oder andere Gruppen hineingeben. Am besten gelingt dies, indem sich der Vorstand Menschen sucht, die diese Ideen mittragen und die mitmachen, so wie es Baden-Powell gemeint hat als er sagte: „Sage „Mach mit!“ und nicht „Fang an“, wenn du eine Aufgabe erledigt haben willst!“. Ein Vorstand, der von anderen erwartet, dass sie die Initiative ergreifen und sich alles von alleine regeln wird, vergibt seine Chancen zur Gestaltung und vernachlässigt seine Pflicht.

- nach oben -

2.2 Der Vorstand des Stammes und die Satzung

Der Vorstand des Stammes besteht aus drei gleichberechtigten Mitgliedern. Diese sind jeweils einzel- und alleinvertretungsberechtigt. Sofern nur ein Vorstandsmitglied im Amt ist, ist es von den Bestimmungen des § 181 BGB befreit.  Mitglieder des Stammesvorstands sind:

– die beiden Stammesvorsitzenden

– die Stammeskuratin/der Stammeskurat

Die Mitglieder des Vorstands werden auf die Dauer von drei Jahren gewählt. Die Amtszeit beginnt mit dem Ende der Stammesversammlung und endet mit dem Schluss einer Stammesversammlung, die im dritten Jahr nach der Wahl stattfindet. Wiederwahl ist zulässig. Die Mitglieder der Stammesversammlung sollen bei der Suche von Kandidatinnen und Kandidaten für den Stammesvorstand dafür Sorge tragen, dass zu Stammesvorsitzenden eine Frau und ein Mann gewählt werden können.^[1]

Hierzu einige Erläuterungen: Früher gab es in der DPSG einen ersten und einen zweiten Vorsitzenden, später durften auch Frauen diese Positionen übernehmen. Diese Regelung gibt es nicht mehr, sondern alle Mitglieder des Stammesvorstands sind gleichberechtigt. Jedes gewählte Mitglied des Vorstands darf den Stamm alleine vertreten, beispielsweise kann ein Mitglied des Vorstands alleine Verträge schließen, kündigen und so weiter. In vielen anderen Vereinen oder Verbänden ist dies anders geregelt, so dass z.B. immer zwei Vorstandsmitglieder notwendig sind um solche formalen Akte umzusetzen. Der Vorstand selbst kann beschließen, dass seine Mitglieder einige Entscheidungen (z.B. ab einer bestimmten Geldsumme) immer mindestens zu zweit treffen müssen. Hierbei gilt zu bedenken, dass es dann vieler Wege und vieler Abstimmungen bei vielleicht schon kleinen und regelmäßigen Geschäften bedarf.  Der in der Satzung genannte Paragraf 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bezieht sich auf Geschäfte, die man quasi mit sich selbst tätigt. So würde ein Vorstandsmitglied, das allein im Amt ist, Geschäfte des Stammes mit sich selbst nicht tätigen können (wenn beispielsweise der alleinige Vorstand dem Stamm etwas gegen ein Entgelt geliehen hat oder Fahrtkosten geltend machen möchte). An dieser Stelle sollte unbedingt darauf geachtet werden andere Personen (z.B. den Materialwart, die Leitung der Aktion, …) mit einzubeziehen und die Belege nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ gegenzeichnen zu lassen.

Wenn mehr als eine Person im Vorstand gewähltes Mitglied ist, dürfen diese Geschäfte nach dem oben genannten Paragraphen nicht mit sich selbst geschlossen werden. Diese Geschäfte müssen von einem der anderen Vorstandsmitglieder getätigt werden. Eine solche Regelung verhindert nicht nur, dass der vertretene Stamm Schaden nimmt, sondern verhindert auch, dass ein Stammesvorstand in den Verdacht gerät, sich unrechtmäßig zu bereichern.

In der Satzung sind die folgenden Aufgaben des Stammesvorstands beschrieben:

Die Aufgaben des Vorstands sind

• die Leitung des Stammes im Rahmen der Ordnung, Satzung und Beschlüsse des Verbandes, des Diözesanverbandes, des Bezirks und des Stammes;
• die Vertretung des Stammes;
• die Berufung der Leitungsteams der Wölflingsmeuten, Jungpfadfinder- und Pfadfindertrupps nach Anhörung der Stammesleitung und nach Anhörung der Mitglieder dieser Gruppen; 
• ggf. die Berufung der Leitungsteams der Bibergruppen nach Anhörung der Stammesleitung;
• die Einrichtung und Leitung einer Leiterrunde;
• die Durchführung der Ausbildung im Rahmen des Gesamtverbandlichen Ausbildungskonzeptes;
• die Berufung von Fachreferentinnen und Fachreferenten;
• die Führung der Kasse des Stammes und die Rechnungslegung, soweit kein Rechtsträger vorhanden ist.^[2]

An anderer Stelle der Satzung wird noch ergänzt:

Die Vorstände der Stämme sind verpflichtet, den Bezirksvorstand über alle wichtigen Vorgänge im Stamm zu unterrichten.^[3]

Hierzu gehört nicht nur, die Protokolle der Stammesversammlungen dem Bezirksvorstand zur Verfügung zu stellen, sondern auch von Leitungs- und Vorstandssitzungen ein Protokoll zu führen ist. Versammlungen, Leitungen und Vorstände werden daher auch als „Beschlussgremien“ bezeichnet. Wie genau der Stammesvorstand den Bezirksvorstand informiert, sollte gemeinsam mit dem Bezirksvorstand besprochen werden. Häufig wird es den meisten Bezirksvorständen genügen, mit dem Vorstand des Stammes ins Gespräch zu kommen und zu hören, wie es im Stamm aktuell läuft.

Gemäß §26 Bürgerliches Gesetzbuch ist der Vorstand der gesetzliche Vertreter des Stammes und ist für alle rechtsverbindlichen Tätigkeiten des Stammes zuständig. Der Vorstand kann hier für bestimmte Aufgaben eine Vollmacht ausstellen. Zum Beispiel kann er eine Person bevollmächtigen, im Namen und auf Rechnung des Stammes für eine bestimmte Aktion einzukaufen, einen Zeltplatz verbindlich zu buchen und so weiter. Eine solche Bevollmächtigung sollte in der Regel schriftlich ausgesprochen oder zumindest schriftlich festgehalten werden. Ein kurzer Hinweis im Protokoll einer Vorstandssitzung, Leiterrunde oder Stammesleitung ist hier vollkommen ausreichend.

- nach oben -

2.3 Praxistipp zur Verteilung von Vorstandsaufgaben

- nach oben -

2.4 Die Kuratin / der Kurat

„Besteht der Stamm nur in einer Pfarrei, so ist die Stammeskuratin / der Stammeskurat in der Regel eine Seelsorgerin / ein Seelsorger dieser Gemeinde. Es kann auch eine andere Seelsorgerin / ein anderer Seelsorger zur Stammeskuratin oder zum Stammeskuraten gewählt werden. Zur Stammeskuratin oder zum Stammeskuraten können Priester, Diakone oder Frauen und Männer gewählt werden, die über eine kirchliche Beauftragung verfügen. In allen Fällen muss die Wahl der Stammeskuratin oder des Stammeskuraten im Einverständnis mit den zuständigen kirchlichen Stellen erfolgen. Dies trifft auch für Stämme in Internaten und Heimen zu.“^[4]

Was heißt das nun konkret? Den christlichen Glauben aktiv zu erleben und sich mit ihm auseinanderzusetzen ist für die Mitglieder eines kirchlichen Kinder- und Jugendverbands eine sehr wichtige Erfahrung. Gleichzeitig bedarf es für einen Pfadfinderstamm in der Regel einer guten Vernetzung mit den Gemeinden oder Pastoralverbünden vor Ort. Diese beiden Aufgaben obliegen in erster Linie der Kuratin oder dem Kuraten. Möglich sind Seelsorgerinnen oder Seelsorger oder Frauen und Männer aus dem Stamm, die für dieses Amt qualifiziert und kirchlich beauftragt werden.

2.4.1 Aufgabe und Funktion der Kuratinnen und Kuraten

In den Stämmen vor Ort haben Kuratinnen und Kuraten die Aufgabe, im Alltag der Gruppen und des Stammes Ansprechperson für die Mitglieder des Stammes auf ihrem Glaubensweg zu sein und das pfadfinderische Leben mit Impulsen zu bereichern. Sie helfen dabei, Gottes Wirken auch im Alltag erlebbar zu machen, und zwar sowohl im Gruppenstunden- als auch im Lageralltag. Dies geschieht kontinuierlich und auf vielfältige Weise, jedoch haben Kuratinnen und Kuraten auch einen eigenen Zugang, um spirituelle Elemente bewusst in den Stamm, die Leiterrunde und auch in einzelne Gruppen einzubringen. Weiterhin sind Kuratinnen und Kuraten eine Bereicherung, wenn Stämme oder Gruppen spirituelle Elemente feierlich begehen wollen. Zum Beispiel bei Eucharistiefeiern, Wortgottesdiensten, Veranstaltungen zum Friedenslicht oder bei besonderen Tagen des Stammes, sei es ein Jubiläum oder der Namenstag der Patroninnen und Patronen. Im Sinne der Ordnung der DPSG haben Kuratinnen und Kuraten nicht die pastorale Aufgabe der Kirche allein zu leisten. Kuratinnen und Kuraten sind mit den weiteren Leitungskräften der DPSG gemeinsam Zeuginnen und Zeugen des Glaubens.^[5]

2.4.2 Hauptamtliche Kuratinnen und Kuraten – Vor- und Nachteile

Sollte ein Stamm eine Kuratin oder einen Kuraten haben, die oder der hauptberuflich im Team der Geistlichen als Pfarrer, Vikar, Gemeindereferentin oder Gemeindereferent oder andere hauptberufliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der katholischen Kirche tätig ist, so lässt sich diese enge Verbindung sicherlich gut nutzen, um eng zusammenzuarbeiten. Die Einbindung in die Stammesstrukturen ist bei diesen Konstellationen jedoch eventuell schwierig, da an den Wochenenden auf Geistliche auch viele weitere Termine warten. Ebenso übt ein Teil des Vorstands eben nicht rein ehrenamtlich das Amt in der DPSG aus, sondern übernimmt die Aufgabe vielleicht im Rahmen ihrer oder seiner Arbeitszeit. Die so möglicherweise auftretenden Stolpersteine wie unterschiedliche Zeitfenster für die Vorstandsarbeit, eine unterschiedliche Sicht auf die Arbeit im Stamm oder andere Zugänge zur spirituellen Arbeit mit Kindern und Jugendlichen bedürfen guter Absprachen und eines offenen Miteinanders. So kann der Stamm als Teil kirchlicher Kinder- und Jugendarbeit ein klares Profil und sehr gute Angebote bereithalten.

- nach oben -

2.5 Die Amtszeit des Vorstands

Wie oben aus der Satzung zitiert, endet die Amtszeit nach der Stammesversammlung, die im dritten Jahr nach der Wahl stattfindet. Findet keine Stammesversammlung statt (was an sich schon falsch ist, da Artikel 23 der Satzung der DPSG festlegt, dass mindestens einmal im Jahr eine Stammesversammlung abzuhalten ist), endet die Amtszeit des Vorstands mit Ende des dritten Jahres nach der Wahl automatisch.^[6] Eine nicht stattfindende Stammesversammlung verlängert die Amtszeit des Vorstands also höchstens bis zum Jahresende. Nach dem Ende einer Amtszeit kann der Vorstand erneut gewählt werden. Das bedeutet, jede Person kann sich entscheiden, erneut zur Wahl anzutreten sooft sie oder er dies möchte. Die Ämter der Stammesvorsitzenden sollen mit einer Frau und einem Mann besetzt sein. Da es sich hier um eine „Soll“-Regelung handelt, können auch zwei Frauen oder zwei Männer beide Ämter übernehmen. Scheidet ein Vorstandsmitglied eher aus dem Amt aus, da es sein Amt niederlegt, kann der restliche Vorstand eine Stammesversammlung einberufen, um den freigewordenen Posten wieder zu besetzen. Die Fristen um eine Stammesversammlung einzuberufen finden sich in der Satzung.

- nach oben -

2.6 Die Stammesversammlung

In manchen Stämmen finden häufiger Versammlungen statt, in anderen nur „die“ Stammesversammlung und es gibt weitere informelle Treffen. Darüber hinaus kann eine Versammlung auch eine Gelegenheit sein, zusammenzukommen, sich kennenzulernen, eine Plattform für die Leiterinnen und Leiter aus dem Stamm zu schaffen, neue Ideen zu sammeln und für vieles mehr. Für die Kultur des Stammes kann es gut sein, Gäste zur Stammesversammlung einzuladen und ihnen für ihr Engagement für den Stamm zu danken. Auf der Versammlung können alle Menschen, die für den Stamm wichtig sind, auf dem Laufenden gehalten werden über die Aktivitäten, Planungen und auch Herausforderungen. Die Stammesversammlung ist, was der Stamm daraus macht!

- nach oben -

2.6.1 Wann muss ein Stamm eine Stammesversammlung abhalten und wie oft?

Um eine ordentliche und satzungskonforme Stammesversammlung abzuhalten, müssen einige Punkte sowohl in der Durchführung als auch in der Vorbereitung beachtet werden. Zunächst ist es wichtig zu wissen, wann und wie oft eine solche Versammlung stattfinden muss. Gemäß der Satzung des Verbandes findet diese mindestens einmal im Jahr statt. Der Vorstand übernimmt die Moderation und Leitung der Versammlung, führt durch die Tagesordnung und ist auch in der Pflicht, die Ergebnisse in einem Protokoll festzuhalten. Die Aufgaben können delegiert werden. Die Verantwortung trägt dabei immer der Vorstand. Es kann auch mehr als eine Stammesversammlung pro Jahr stattfinden. Zusätzliche Versammlungen können vom Vorstand oder der Stammesleitung einberufen werden oder wenn mehr als ein Drittel der stimmberechtigten Mitglieder dies fordern.

2.6.2 Wer kommt alles zu einer Stammesversammlung?

Zur Stammesversammlung sind zunächst alle Mitglieder des Stammes nicht nur eingeladen, sie haben das Recht daran teilzunehmen (Ziffer 22 Satzung). Die Mitglieder sind die Kinder, Jugendlichen, Leiterinnen und Leiter sowie die sonstigen Mitarbeitenden. Hinzu kommen die Vertretungen eines eventuell vorhandenen Rechtsträgers und Gäste (Eltern, Vertretungen der Kirchengemeinde, Menschen, die viel Engagement für den Stamm gezeigt haben, ehemalige Mitglieder, eventuell Vertretungen der Presse, Kooperationspartnerinnen und -partner und viele mehr). Auch wenn jede und jeder zur Stammesversammlung willkommen ist, haben nicht alle die gleiche Rolle. Es gibt stimmberechtigte Mitglieder, beratende Mitglieder und Gäste. Stimmberechtigte Mitglieder der Versammlung können bei Wahlen und Beschlüssen ihre Stimme abgeben. Beratende Mitglieder der Versammlung haben zwar kein Stimmrecht, aber sie dürfen auch dann im Raum bleiben, wenn Tagesordnungspunkte unter Ausschluss der Öffentlichkeit behandelt werden. Gäste haben ebenfalls kein Stimmrecht und müssen den Raum verlassen, wenn die Versammlung oder die Geschäftsordnung das entsprechend vorsieht.

Stimmberechtigt auf der Stammesversammlung sind:

• der Stammesvorstand
• pro Stufe jeweils eine Vertretung der Leitungsteams der Wölflingsmeuten, Jungpfadfindertrupps, Pfadfindertrupps und Roverrunden; ggf. eine Vertretung der Leitungsteams der Bibergruppen;
• je zwei Delegierte der Wölflings-, Jungpfadfinder-, Pfadfinder- und Roverstufe;
• die Elternvertretung.

Beratende Mitglieder der Versammlung sind:

• die weiteren Leiterinnen und Leiter der Altersstufen, die Fachreferentinnen und Fachreferenten der Stammesleitung
• zwei Vertretende des Rechtsträgers
• ein Mitglied der Bezirksleitung
• eine vertretende Person der entsprechenden Leitung des BDKJ
• eine vertretende Person des kommunalen/regionalen Rings deutscher Pfadfinderverbände (RdP).

Die eigentliche Stammesversammlung besteht in der Regel aus 17 stimmberechtigten Mitgliedern. Eine Stammesversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Stimmen anwesend ist. Sind alle Ämter besetzt, ist die Stammesversammlung also mit mindestens neun stimmberechtigten Mitgliedern beschlussfähig. Alle weiteren Bestimmungen zu Beschlussfähigkeit und auch zum Thema Stimmdelegation finden sich in der Satzung der DPSG und in den Kommentaren zu Satzung [LINK].

- nach oben -

^[7]

2.6.3 Was sollte bei der Planung der Stammesversammlung beachtet werden?

Empfehlenswert ist, schon frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Es bietet sich ein Vorbereitungsprozess in folgendem Zeitrahmen an:

CA. ZEHN WOCHEN VORHER

Diesen zeitlichen Vorlauf benötigt man oft, um die Namen und Adressen der Teilnehmenden zu sammeln. Die NaMi–Administratorin oder der NaMi-Administrator kann mit Hilfe der NaMi-Datenbank hier gut unterstützen, ebenso die Bezirks- bzw. Diözesanleitung mit den Listen der jeweiligen Ebenen. Selbstverständlich sollte möglichst frühzeitig auch ein für alle Beteiligten gut erreichbarer Ort und passender Zeitpunkt gewählt werden. Bei der Wahl des Ortes sollte zusätzlich überlegt werden, ob der Versammlungsraum für die Anzahl der Mitglieder und Gäste ausreichend ist und ob der Veranstaltungsort so barrierearm ist, dass es allen Mitgliedern und Gästen möglich ist teilzunehmen.

CA. SECHS WOCHEN VORHER

Um eine offizielle und satzungskonforme Versammlung abhalten zu können, bedarf es einer fristgerechten Einladung. Diese Frist beträgt vier Wochen. Wenn der Versammlungstermin von den Mitgliedern der Versammlung auf der vorigen Versammlung beschlossen wurde, reichen zwei Wochen aus, da der Termin bereits bekannt ist. Gemeinsam mit der Einladung muss eine Tagesordnung verschickt werden. Diese ist nicht nur ein Leitfaden für die Teilnehmenden, sondern auch ein „Fahrplan“ für den Vorstand bei der Durchführung und Vorbereitung. Ein Beispiel für eine solche Tagesordnung findet sich im folgenden Kapitel.

CA. VIER WOCHEN VORHER

Die Stammesversammlung muss nicht nur vom Vorstand vorbereitet werden. Auch in den Gruppenstunden müssen Vorbereitungen getroffen werden. Eventuell müssen die Gruppen bei der Vorbereitung helfen, die Berichte zu ihren Stufen vorbereiten, möchten Anträge an die Versammlung stellen oder müssen überhaupt erst ein Verständnis für die Chancen und Möglichkeiten der Versammlung vermittelt bekommen. Mitbestimmung braucht Vorbereitungszeit, also sollten die Gruppenleiterinnen und -leiter rechtzeitig beginnen, mit ihren Gruppen zum Thema Stammesversammlung zu arbeiten.

CA. ZWEI WOCHEN VORHER

Ein ansprechender Rahmen lockert die Atmosphäre auf, schafft Gemütlichkeit und trägt zu einer gelungenen Versammlung bei. Dazu gehören auch Getränke und Essen bzw. kleine Snacks. Bei der Auswahl sollte über gesunde, fair gehandelte und fair produzierte Snacks nachgedacht werden, weitere Kriterien könnten biologisch, regional und saisonal sein.

Wenn sich die Mitglieder der Versammlung untereinander nicht so gut kennen, bietet es sich an vorher ein Kennenlernspiel vorzubereiten. Je nachdem wie groß die Runde ist können Namensschilder für die Teilnehmenden sinnvoll sein.

Um der Versammlung einen Überblick über die Ereignisse und Aktionen im vergangenen Jahr beziehungsweise der vergangenen Zeit geben zu können, sollte ein Bericht erstellt werden. Dabei sind bei der Gestaltung des Berichts der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Als Ideen seien genannt: Bilderausstellungen, Hörspiele, Fotos, Filmausschnitte, vorgespielte Szenen, Pantomime, usw. Alles was zum jeweiligen Stamm passt und gute Einblicke in die vergangenen Monate gibt ist sinnvoll. Die Stufen sollten ebenfalls Berichte erstellen, die von den Leitungskräften oder (oftmals viel interessanter und lebendiger) von den Stufenmitgliedern erstellt werden. Ein gutes Zusammenspiel von Leiterinnen und Leitern und ihren Gruppen sorgt hier für die besten Ergebnisse.

Wichtig ist auch, das benötigte Material (z. B. Moderationskarten, Wahlzettel, Kugelschreiber für die Wahl, etc.) zur Verfügung zu haben.

EINE WOCHE VORHER

Sicherlich gibt es aktuelle Termine von Bundes-, Diözesan- oder Stammesebene, zu denen auf der Versammlung Informationen und Flyer verteilt werden können. Eine Anfrage oder ein Homepagebesuch bei den jeweiligen Ebenen genügt zumeist um gute Unterlagen und Informationen zu erhalten. Auch können die beratenden Mitglieder der Versammlung zu ihren Bereichen interessante Materialien und Flyer mitbringen.

Eine Erinnerungsmail oder ein Erinnerungszettel für die Gruppenmitglieder schafft noch einmal Aufmerksamkeit für die Veranstaltung.

- nach oben -

2.6.4 Leitung und Durchführung einer Stammesversammlung

Der Vorstand hat die Aufgabe durch die Versammlung zu führen und diese zu moderieren. Die Tagesordnung ist dabei der Leitfaden, der durch die Versammlung hindurchführt. Eine Tagesordnung kann zum Beispiel so aufgebaut sein:

TOP 1 | Begrüßung & Kennenlernen & Formalia

Ein gelungener Einstieg in die Versammlung beginnt mit einem herzlichen Willkommen. An dieser Stelle kann sich der Vorstand bzw. diejenigen, die durch die Versammlung führen, vorstellen und mit einer Vorstellungsrunde oder einem Kennenlernspiel die Anwesenden kennenlernen.

Um später rekonstruieren zu können, wer anwesend war und was passiert ist, sollte eine Anwesenheitsliste ausgefüllt und ein Protokoll geschrieben werden. Dies muss nicht durch den Vorstand erfolgen. Schreibt der Vorstand das Protokoll nicht selbst, muss (spätestens) zu Beginn der Sitzung eine Person zur Führung des Protokolls festgelegt werden. Die Protokollführung bereits vor der Versammlung festzulegen, nimmt unnötigen Druck während der Versammlung. Außerdem kann sich so die Protokollantin bzw. der Protokollant vor der Versammlung auf die Aufgabe vorbereiten.

TOP 2 | Feststellen der Beschlussfähigkeit

Beschlussfähig ist eine Versammlung, wenn mindestens die Hälfte aller stimmberechtigten Mitglieder (siehe 2.6.2) anwesend ist.

TOP 3 | Beschluss der Tagesordnung

Die zuvor versandte Tagesordnung muss von den Teilnehmenden bestätigt werden, dazu reicht eine formlose Abstimmung per Handzeichen aus.

TOP 4 | Bericht des Stammesvorstands und Kassenbericht

Die Entgegennahme des Berichts des Stammesvorstands beinhaltet die Nachbesprechung der beschlossenen Anträge der letzten Stammesversammlung sowie die Entgegennahme des Berichts des Rechtsträgers bzw. der Kassenprüfenden.

An dieser Stelle wird von den Highlights der vergangenen Zeit und den Erlebnissen als Vorstand (den letzten Stammesaktionen, Ausbildungsveranstaltungen, Leiterrunden etc.) berichtet. Hier sollten die Leiterinnen und Leiter bzw. die Mitglieder der Stufen über ihre speziellen Stufenaktionen ebenfalls berichten. Der Finanzbericht wird in der Regel ohne einzelne Zahlen wie z.B. dem aktuellen Kontostand vorgestellt. Die stimmberechtigten Mitglieder können jedoch eine Offenlegung beantragen. Wenn sich die Mehrheit der Mitglieder für eine Offenlegung ausspricht, kann die Versammlung ebenfalls beschließen, ob die Offenlegung der Zahlen öffentlich oder nicht öffentlich erfolgt. Bei einer nicht öffentlichen Offenlegung müssen alle Gäste die Versammlung für diese Zeit verlassen, es verbleiben nur die stimmberechtigten und beratenden Mitglieder im Raum. Ebenfalls dürfen die genannten Zahlen auch nach der Versammlung durch die Mitglieder der Versammlung nicht verbreitet oder im Protokoll notiert werden.

TOP 5 | Berichte aus den Stufen

Eine schöne Form kann ein Bericht durch die Kinder bzw. Jugendlichen der jeweiligen Stufe sein. Die Kinder und Jugendlichen haben im Rahmen der Stammesversammlung die Möglichkeit, ihren eigenen Jahresrückblick zu präsentieren. Kinder und Jugendliche haben ihren eigenen Blick auf den Stamm und gut vorbereitete Berichte der Stufen können ein eigenes Highlight auf der Stammesversammlung sein.

TOP 6 | Bericht der Kassenprüfenden / des Rechtsträgers

Die gewählten Kassenprüfenden berichten hier, ob der Vorstand ordnungsgemäß gearbeitet hat und ob es Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Buchführung gab. Bei Vorhandensein eines Rechtsträgers übernehmen dessen Vertreterinnen und Vertreter diesen Berichtsteil.

TOP 7 | Die Entlastung des Vorstands

Die Mitglieder der Versammlung entscheiden durch die Entlastung, ob der Vorstand seine Aufgabe im Sinne der Mitglieder wahrgenommen hat. Dem Vorstand wird dies durch eine Abstimmung signalisiert. So wird klar, ob es deutliche Kritik am Handeln des Vorstands gibt. Wird der Vorstand entlastet, können die Mitglieder des Stammes den Vorstand im Nachhinein nicht mehr für vergangenes Verhalten (z.B. Ausgaben oder getroffene Entscheidungen) verantwortlich machen. Achtung: Werden die Geldgeschäfte des Stammes über einen Rechtsträger abgewickelt, obliegt die Entlastung des Vorstands für seine finanziellen Entscheidungen den Mitgliedern dieses Rechtsträgers.  und in der Stammesversammlung erfolgt ausschließlich eine inhaltliche Entlastung.

Bei der Entscheidung über die Entlastung des Vorstands dürfen die gewählten Vorstandsmitglieder selbst nicht mit abstimmen (§ 34 BGB Ausschluss vom Stimmrecht: „Ein Mitglied ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein betrifft“), sondern müssen sich enthalten.

TOP 8 | Anträge

Nun werden Anträge beraten, die gemäß der Ziffern 114 – 119 der Satzung gestellt sind. Ebenfalls können im Rahmen der Sitzung Initiativanträge durch die Mitglieder gestellt werden. Dies bedeutet, dass eine wichtige Entscheidung herbeigeführt werden soll. Initiativanträge beziehen sich oft auf andere Inhalte der Versammlung und kommen daher kurzfristig auf. Ein Beispiel hierfür wäre, dass der Stammesvorstand vom geplanten Stammeswochenende und der Diözesanvorstand von einer Förderung ökologisch sinnvoller Veranstaltungen berichtet. Daraufhin beschließen die Vertreterinnen und Vertreter der Wölflings- und Pfadfinderstufe, einen Initiativantrag zu stellen, dass das Stammeswochenende unter dieses Thema gestellt wird.

Ob der Initiativantrag als Antrag in der Versammlung beraten und nachträglich auf die Tagesordnung genommen wird, ist mit einem Quorum von einem Drittel der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder zu bestimmen. Erst wenn der Initiativantrag aufgenommen wurde, kann über den Antrag beschlossen werden.

TOP 9 | Wahlen

Alle Informationen zum Thema Wahlen sind im Kapitel 2.6.5 zu finden.

TOP 10 | Beschluss des Jahresprogramms

Hier werden verbindliche Teile des Jahresprogramms beschlossen. Dazu können Entscheidungen zum Sommerlager oder Stufenwechsel ebenso gehören wie Entscheidungen darüber, an welchen Aktionen in Dorf, Stadt oder Kirchengemeinde teilgenommen wird.

TOP 11 | Ausblick für die kommenden Wochen / Monate

Hier besteht die Möglichkeit, geplante Veranstaltungen vorzustellen und dazu einzuladen. Hier ist auch Raum, neue Ideen für Aktionen im Stamm zu sammeln.

TOP 12 | Aktuelles & Termine

Die Stammesversammlung bietet sich an, um weitere Termine zu kommunizieren. Welche Ausbildungsveranstaltungen stehen im Stamm an? Welche aktuellen Angebote gibt es vom Bezirk, der Diözese oder von Bundesebene? Welche Aktivitäten gibt es in der Stadt, dem Dorf oder der Kirchengemeinde?

TOP 13 | Sonstiges

Bevor die Versammlung beendet wird, sollte ein Termin für das nächste Treffen ausgemacht werden.

Im Anschluss an die Versammlung kann es sich anbieten, den Tag oder Abend noch gemütlich ausklingen zu lassen und in ungezwungener Atmosphäre beisammen zu sitzen. Eine Versammlung muss nicht nur Arbeit sein.

NACHBEREITUNG

Zeitnah nach der Versammlung sollte das Protokoll an alle Teilnehmenden verschickt werden. Auf jeden Fall müssen alle Mitglieder der Versammlung ein Exemplar erhalten. Mit der Stufenleitung und dem Stammesarbeitskreis (soweit vorhanden) sollte der Verlauf der Versammlung nachbesprochen und reflektiert werden. Was lief gut? Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden? Diese beiden Leitfragen sollten gut im Vorstand und in der Leiterrunde besprochen und für die nächste Stammesversammlung festgehalten werden. Auch die Ergebnisse der Reflexion der Teilnehmenden (wenn am Ende der Versammlung eine durchgeführt wurde) können hier genutzt werden.

Eine Stammesversammlung ist ein aufregender und schöner Teil des Stammeslebens, sie kann aber auch anstrengend sein und Fragen aufwerfen. Bei Fragen zur Versammlung stehen mit den Kommentaren zur Satzung [LINK] gute Hilfen bereit. Unsicherheiten darüber hinaus können jederzeit mit den zuständigen Bezirksvorständen, Diözesanvorständen oder der AG Satzung von Bundesebene (satzung@dpsg.de) geklärt werden.

 - nach oben -

2.6.5 Wahlen

Teil der Stammesversammlung sind die Wahlen. Die Vorstandsämter werden gewählt, ebenso die Kassenprüfenden. Der Vorstand ist für die Wahlen verantwortlich. Alles Notwendige hierzu findet sich in der Satzung der DPSG und in den Kommentaren zur Satzung [LINK]. Die aktuelle Version findet sich im Internet auf den Seiten der DPSG. Eine ausgedruckte Version oder ein Internetzugang ist in der Versammlung selbst oft hilfreich Einige Stämme, Bezirke und Diözesanverbände haben sich eigene Wahlordnungen gegeben, andere beziehen sich auf die Wahlordnung der Bundesversammlung.

Welche Wahlen stehen an?

Spätestens mit der Einladung zur Versammlung gebt ihr bekannt, welche Wahlämter neu zu besetzen sind. Generell gibt es laut Satzung zwei Wahlämter, der Vorstand und die Kassenprüfenden. Die Mitglieder des Vorstands werden auf die Dauer von drei Jahren gewählt und können wiedergewählt werden.

Die Kassenprüfenden, mindestens zwei Personen, können für einen Zeitraum gewählt werden, den die Versammlung selbst festlegt. Auch hier ist Wiederwahl zulässig, es ist aber dringend empfohlen, einen regelmäßigen Wechsel zu ermöglichen.

Ein Blick in die Protokolle der letzten Versammlungen hilft, einen Überblick über die Amtszeiten zu behalten.

Wer kann gewählt werden?

Im Prinzip kann sowohl als Vorstand als auch als Kassenprüfende jede volljährige Person gewählt werden. Die Kandidierenden müssen kein Teil der Versammlung sein. Einzige Ausnahme ist die Wahl der Kuratin bzw. des Kuraten, die im Einvernehmen mit dem Pfarrer der Gemeinde gewählt werden.

Wie wird gewählt?

Durch den ersten Satz „Wahlen sind geheim durchzuführen“ ist die Wahl als geheime Abstimmung geregelt. Alle anderen Abstimmungen sind zunächst nicht geheim abzustimmen (auch Entlastungen des Vorstands). Für die Wahlen sind Wahlzettel zu erstellen, bei denen für jedes zu vergebene Amt nur eine Stimme abgegeben werden kann. Werden mehr als eine Stimme abgegeben, so ist der Wahlzettel ungültig.

Ein Wahlzettel für die Wahl zum Kassenprüferin / Kassenprüfer könnte so aussehen:

Wer leitet die Wahl?

Wahlen werden grundsätzlich von der Versammlungsleitung – dem jeweiligen Vorstand – geleitet, es sei denn die Versammlung richtet einen Wahlausschuss ein und überträgt ihm diese Aufgabe.

Über das weitere Wahlverfahren (z.B. Fristen, Wahlvorschläge, Wahlausschuss, etc.) kann eine Geschäftsordnung (etwa die Wahlordnung auf Bundesebene) Regelungen treffen. Vor Versammlungen empfiehlt es sich, die aktuelle Version der Satzung inklusive der Kommentare zum Thema Wahlen zu lesen und in der Versammlung griffbereit zu haben. Eine kurze Absprache, welches Vorstandsmitglied bei Bedarf schnell nachschauen kann, hilft in der Versammlung enorm und vermeidet Unsicherheiten und Verzögerungen.

Wer ist gewählt?

Gewählt sind diejenigen, die mehr als die Hälfte der Stimmen auf sich vereinigen und nur so viele Personen wie Plätze im jeweiligen Gremium zu vergeben sind. Der Kommentar zur Satzung gibt auch hierfür gute Beispiele an.

Muss die Wahl dokumentiert werden?

Ja. Die Wahlergebnisse müssen im Protokoll der jeweiligen Versammlung benannt werden. Insbesondere bei den Vorstandswahlen benötigt der Vorstand später dieses Protokoll auch, um nachweisen zu können, dass er in einem gültigen Wahlverfahren von den Mitgliedern gewählt wurde. Zum Beispiel bei Terminen mit der Bank, um Kontovollmachten zu ändern, wird das Protokoll benötigt.

Delegationen in der Stammesversammlung (aus den Kommentaren zur Satzung)

Mit Leitung der Versammlung ist gemeint, dass der Stammesvorstand die Versammlung mindestens eröffnen und beschließen muss. Er kann zur Moderation andere Personen hinzuziehen, bleibt aber letztverantwortliche Versammlungsleitung. Der Vorstand bestimmt die Verfahrensregeln, sofern keine Geschäftsordnung vorliegt.

- nach oben -

2.6.6 Eine Stammesversammlung für alle Beteiligten

Bei der Stammesversammlung sollen vom Wölfling bis zu Roverinnen und Rovern alle Mitglieder der Stammesversammlung gleichberechtigt teilnehmen und ihre Chance zur Mitbestimmung wahrnehmen können. Um vor allem den jüngeren Teilnehmenden gerecht zu werden gibt, es eine ganze Reihe von Hilfestellungen, die genutzt werden können. Beispiele dafür sind die Arbeitshilfe Mitbestimmung [LINK] und die „Dafür Box“ [LINK] der Wölflingsstufe. Hier sollen nur einige Ideen aufgegriffen werden, die allen Versammlungsteilnehmenden altersunabhängig helfen können.

Kultur

Für eine gelungene Stammesversammlung braucht es eine Stammeskultur. Ist die Stammesversammlung ein „Verwaltungsakt“, bei dem einmal jährlich Dinge von Erwachsenen abgenickt werden oder ist die Stammesversammlung ein lebendiger Ort des Austauschs? Gibt es wiederkehrende Elemente, auf die sich alle Beteiligten freuen? Solche Elemente sind eine echte Erleichterung, auch in der Vorbereitung. Beispiele dafür sind:

• Möchten die Biber wieder Namensschilder für alle aus Holz basteln?
• Möchten sich die Pfadis wieder um Lagerfeuer und Stockbrot kümmern?
• Möchten die Rover auf die anderen Stufen für das Rahmenprogramm zugehen und die Planung übernehmen?
• Möchten die Wölflinge und Jungpfadfinder am Abend vorher wieder gemeinsam backen und den Raum vorbereiten?

Durch solche Stufenaktivitäten können sich die Kinder und Jugendlichen leichter an die Stammesversammlungen erinnern, werden aktiv in deren Gestaltung eingebunden und haben Spaß daran, sich einzubringen, vor allem, wenn sie viele Freiheiten bekommen, ihre Ideen umzusetzen.

Zur Kultur gehört es auch, dass der Stamm ein gemeinsames Verständnis von Mitbestimmung hat, das auch außerhalb der Stammesversammlung gepflegt wird. Sich mit Mitbestimmung auseinanderzusetzen ist ein wichtiger Teil der Leiterinnen- und Leiterausbildung und wird im Rahmen der Modulausbildung sowohl im Baustein 1c als auch im Einstieg Schritt 2 thematisiert.

Zur Kultur gehört Wertschätzung und Dank. Werden Menschen auf der Stammesversammlung verabschiedet? Sind bestimmte Menschen zum ersten Mal bei einer Stammesversammlung? Die Stammesversammlung ist ein schöner Ort, um sich in großem Rahmen bei der Leiterrunde und den Wölflingen, Jungpfadfindern, Pfadfindern und Rovern für ihr Engagement zu bedanken. Damit wird eine wichtige Grundlage geschaffen, dieses Engagement weiter attraktiv zu halten und Menschen an den Stamm zu binden.

Einfache Sprache

Der Ausdruck „Sprache schafft Wirklichkeit“ hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Die Sprachkultur auf der Stammesversammlung kann entweder alle einbinden oder einzelne Personen oder ganze Stufen ausschließen. Es ist darauf zu achten, dass alle Anträge so vorgestellt werden, dass alle Teilnehmenden verstehen können worum es geht. Das hilft nicht nur jüngeren Versammlungsmitgliedern, sondern beugt auch bei Erwachsenen Missverständnissen vor.

Rahmen

Jedes schöne Bild braucht einen guten Rahmen, sonst wirkt es nicht. Das gilt auch für die Stammesversammlung. Dazu gehört sowohl der organisatorische Rahmen als auch der Veranstaltungsrahmen. Ein guter Rahmen sorgt für Handlungssicherheit und schafft Strukturen. So kann beispielsweise eine durchdachte Sitzordnung viel Ruhe in die Versammlung bringen. Gesprächsregeln, die für alle gelten, machen es allen leichter, sich zu beteiligen oder die eigenen Rechte zu kennen. Es kann helfen, Handzeichen für Stimmungsbilder abzusprechen. Methodenvielfalt schafft Abwechslung und macht es leichter, sich zu konzentrieren. Viele Methoden können auch im Rahmen von Leiterrunden ausprobiert oder wiederverwendet werden. So hat die Stammesversammlung einen nachhaltigen und positiven Effekt, auch auf andere Bereiche der Stammeskultur.

- nach oben -  

2.7 Ein Vorstand ist geduldig, wenn es schwierig wird

Im Pfadfindergebet bekunden Pfadfinderinnen und Pfadfinder, dass sie geduldig sein wollen, wenn es schwierig wird. Dies ist auch für Vorstände eine grundlegende Eigenschaft. Menschen in einem Verband ringen häufig um Positionen, bringen Ideen mit Herzblut und Enthusiasmus ein und haben Spaß am aktiven Gestalten. Bei so viel Energie und Gefühl kommt es hin und wieder auch zu Schwierigkeiten und Konflikten. Gemeint ist nicht, die Schwierigkeiten bestehen zu lassen und darauf zu vertrauen, dass sie sich von alleine lösen. Die Aussage „… geduldig, wenn es schwierig wird“ meint in diesem Zusammenhang eine beharrliche aber unaufgeregte Haltung, mit dem Ziel, Schwierigkeiten gemeinsam und partnerschaftlich zu lösen. Die Vorstandsmitglieder sowie alle anderen Personen im Stamm sollten daher auch ein bestimmtes Maß an Konfrontation und Konflikten in den zwischenmenschlichen Beziehungen eines Stammes aushalten und aktiv gestalten können. Insbesondere weil neben der gemeinsamen Pfadfinderarbeit oftmals enge Freundschaften und langjährige Beziehungen vorhanden sind, können das Ansprechen und Klären von Konflikten aus Sorge um die Auswirkungen auf die zwischenmenschlichen Beziehungen schwierig sein.  Auch der Vorstand oder seine Mitglieder können in solche Situationen direkt als Beteiligte oder indirekt als Schlichterin oder Schlichter eingebunden sein. Vielleicht übernimmt der Vorstand auch die unangenehme Aufgabe, bereits offensichtliche aber nie thematisierte Konflikte anzusprechen. In einem solchen Fall hat ein Vorstand aus seiner verantwortungsvollen Position heraus gut die Möglichkeit, scheinbar geltende Regel, dass alle um den Konflikt wissen, aber ihn niemand ansprechen darf, zu brechen. Konflikte sind weder ein Zeichen schlechter Führung noch etwas Negatives, sondern beschreiben zunächst einmal unterschiedliche Wünsche und Wahrnehmungen in einer bestimmten Situation. Diese Wünsche offen sichtbar zu machen, mit ihnen zu arbeiten und eine gemeinsame, für alle Beteiligten akzeptable Form zu finden, ist sogar ein Zeichen guter Führung und kann durch eine offene und partnerschaftliche Haltung, die Pfadfinderinnen und Pfadfindern ein großes Anliegen ist, ermöglicht werden. Werden Konflikte lange Zeit nicht beachtet oder vertuscht, drohen sie sich unter der Oberfläche immer weiter auszubreiten und an anderer Stelle, vielleicht bei einer Kleinigkeit, zu eskalieren. Das frühzeitige und konsequente Ansprechen von Konflikten bewahrt vor solchen deutlich schwierigeren Situationen, in denen die Auslöser und ihre bedeutsamen Zusammenhänge nahezu nicht mehr nachvollziehbar sind.^[8]

Der Umgang mit Konflikten in der Leiterrunde ist immer ein sehr sensibles Thema. Wichtig ist es, die Konflikte möglichst zeitnah aufzugreifen und sie dort zu thematisieren, wo sie aufgetaucht bzw. entstanden sind. Die Trennung von persönlichen Freundschaften und den Aufgaben, die die Rolle des Vorstandsmitglieds beinhaltet, ist gerade in diesen Situationen oft schwer einzuhalten. Jedoch ist genau das immens wichtig. In einem gut eingespielten Vorstandsteam ist es wichtig, sich in diesen Situationen gut zu unterstützen und immer wieder den Rückhalt im Vorstand zu signalisieren, sowohl unter den Vorstandsmitgliedern als auch nach außen.

- nach oben -  

2.8 Der Vorstand übernimmt Führung

Auch wenn der Umgang in der DPSG in der Regel locker und persönlich ist und viele eng miteinander befreundet sind, so ist es doch wichtig, die eigenen Rollen klar zu haben. Neben den rechtlichen Führungsaufgaben gibt es noch einen anderen elementaren Aspekt der Vorstandstätigkeit. Vorstände führen nicht nur Geschäfte, sondern sind neben den Gruppenmitgliedern auch für die Leiterinnen und Leiter, Referentinnen und Referenten sowie alle anderen erwachsenen Mitglieder des Stammes verantwortlich. Diese Verantwortung sieht anders aus als diejenige Verantwortung, die Leiterinnen und Leiter für ihre Gruppenmitglieder tragen, denn es geht nicht um Beaufsichtigung und Erziehung, sondern um Führung und Weiterentwicklung.

Führung ist auf die Zustimmung der Beteiligten angewiesen und so bestimmt die Stammesversammlung als höchstes Organ im Stamm diejenigen Personen, die den Vorstand bilden sollen. Wenn dies geschehen ist, lässt sich der Stamm, also diejenigen, die den Vorstand aus ihren Reihen gewählt haben, vom Vorstand leiten und führen. Mit der Annahme der Wahl zum Vorstand sagen die Mitglieder des Vorstands zu, dass sie diese Führung übernehmen wollen. 

Die Führungsverantwortlichkeit eines Stammesvorstands ist das Ergebnis einer Kooperation zwischen Menschen, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, und denen, die diesen das dafür notwendige Vertrauen entgegenbringen und sie mit einem entsprechenden Mandat ausstatten.

Die Stammesversammlung bestimmt diejenigen Personen, die den Vorstand bilden sollen. Damit wird das Vertrauen ausgesprochen, dass man dem Vorstand eine entsprechende Führungsfähigkeit zutraut. Überprüft wird dies im jährlich stattfinden Jahres- und Kassenbericht mit Entlastung des Vorstands.

Umgekehrt ist Führung auf Unterstützung (Gefolgschaft) angewiesen. Mit der Annahme der Wahl als Vorstand wird die Bereitschaft zur Führungsübernahme ausgesprochen. Damit die Gefolgschaft erhalten bleibt, muss eine Führungskraft auf einiges achten:

• den Kontakt zur Gefolgschaft halten (Beziehungsarbeit)
• deren Anliegen im Blick behalten (Vertretungsarbeit)
• unterschiedliche Sichtweisen ausbalancieren (Integrations- und Moderationsarbeit)
• bei widersprechenden Handlungsnotwendigkeiten für diese werben (Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Überzeugungsarbeit)
• langfristige Entwicklungen im Blick behalten (Weitsicht, Orientierung geben)
• und vieles mehr

Der Vorstand steuert also bewusst Menschen und den Stamm, ohne sie zu manipulieren. Baden-Powell schon war sich dieser ganz besonderen Funktion bewusst, indem er sagte: „Führerschaft durch persönlichen Kontakt ist die Schlüsselfunktion zum Erfolg in unserer Bewegung“. Im Berufsleben gibt es für Führungskräfte Sanktionsmittel, also Möglichkeiten ein bestimmtes Verhalten anzuweisen oder jemand disziplinarisch zu sanktionieren, wenn jemand ihre oder seine Aufgaben nicht richtig oder gar nicht erledigt. In der Berufswelt stellen Ermahnungen, Abmahnungen oder Kündigungen solche Disziplinierungsmaßnahmen dar. Ehrenamtliche Arbeit im Stamm kann und soll nicht erzwungen werden und das ist eine der großen Stärken freiwilliger ehrenamtlicher Arbeit. Das zwischenmenschliche Miteinander und die Freude an Inhalten und Zielen führen in der DPSG dazu, dass sich Menschen gegenseitig führen und führen lassen. Wenn es gelingt, in guter Kooperation dieses Wechselspiel zu gestalten, werden alle Beteiligten angenehme Erfahrungen machen können und viel voneinander lernen.  Erst durch gute Führung wird die erforderliche Verbindlichkeit in freiwilligem Engagement erzeugt. Um diese Führung in gutem persönlichem Kontakt wahrzunehmen benötigt der Vorstand einige wichtige Fähigkeiten.^[9][10]

- nach oben -  

2.8.1 Wie gute Führung gelingen kann

Die nachfolgenden Hinweise sind im Stammesalltag sicher nicht immer einfach umzusetzen. In der Realität wird es immer mal passieren, dass einzelne Punkte vernachlässigt oder nicht bedacht werden. In der Regel lässt sich dies mit offenen, ehrlichen und zugewandten Gesprächen lösen.

Gut zuhören

Aufmerksames Zuhören bildet die Grundlage für das Handeln des Vorstands, denn so bekommt er mit, was die Leiterrunde bewegt, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind. Aus diesem Wissen kann der Vorstand sein Handeln ableiten. Aktives Zuhören ist Übungssache und es kommt vor allem darauf an, die Gesprächspartnerin oder den Gesprächspartner ernst zu nehmen, seine Meinung und Aussage zu akzeptieren (auch wenn sie der eigenen widersprechen mag) und die eigene Meinung zurückzuhalten. Denn selbst zu sprechen fällt oft viel leichter als offen zuzuhören und den anderen verstehen zu wollen, ohne direkt die eigene Meinung mitzuteilen.

Vertrauen in die Leiterrunde und in die eigene Person

Vertrauen beginnt mit Selbstvertrauen. Und egal, ob es ein sehr erfahrener oder neuer Vorstand ist: Die Stammesversammlung und damit der ganze Stamm traut den gewählten Personen ihr Amt zu. Von Zeit zu Zeit sollte sich dies ein Vorstand wieder bewusstmachen. So kann es gelingen, dieses Vertrauen zu empfinden und auch selbst z.B. in die Leiterrunde zu vertrauen.

Verantwortung abgeben

Eng mit dem Thema Vertrauen hängt das Thema Verantwortung zusammen. Denn wem man vertraut, dem gibt man gerne Verantwortung ab oder übernimmt sie von denjenigen. Für Vorstände als Führungskräfte bedeutet das eine einmalige Gelegenheit zur Entlastung. Denn natürlich muss und kann ein Vorstand nicht alles selbst machen. Wer welche Aufgaben übernehmen kann, sollte gemeinsam im Vorstandsteam und in der Leiterrunde entschieden werden. Ein Blick in die Satzung hilft dabei, denn manche Aufgaben kann nur der Vorstand übernehmen (wie beispielsweise die Einberufung der Leiterrunde). Vieles kann er aber auch delegieren (wie beispielsweise die Begleitung der Leitungsteams, Kassenführung, usw.).

Für klare Aufgaben- und Rollenverteilung sorgen

Mit der Abgabe von Verantwortung muss Klarheit geschaffen werden, wer welche Aufgabe im Stamm übernimmt. Denn Kompetenzgerangel und Unklarheiten sorgen für Frustration und Demotivation. Eine einfache Liste mit Namen und Zuständigkeit hilft enorm. Konkrete Beispiele finden sich später in diesem Kapitel.

Motivation und Stammeskultur lebendig halten

Werte spielen eine wichtige Rolle beim Führen. Aus den universellen DPSG-Werten wie Mitbestimmung, Gleichberechtigung oder Freiwilligkeit hat jeder Stamm seine eigene Kultur herausgearbeitet – bewusst oder unbewusst. Ein offener Austausch dazu macht Abläufe im Stamm transparent und verständlich, bindet neue Mitglieder ein und ermöglicht Veränderung. Beispiele dafür sind der Stellenwert von Spiritualität oder ob, wann und wie häufig Stufen- oder Stammeslager durchgeführt werden.

Gemeinsame Pläne machen

Führen heißt auch Entscheidungen zu treffen. Dafür braucht der Vorstand den Rückhalt der Leiterrunde. Denn die grundlegenden Entscheidungen sollten die Leiterrunde und die Stammesversammlung mittragen. Mit einem Jahresplan mit klaren Zielen, der auch die nächsten Jahre im Blick hat, können Vorstand und Leiterrunde gut planen: Brauchen wir neue Leitende oder suchen wir ein neues Küchenzelt? Das lässt sich beides besser angehen, wenn es längerfristig geplant ist. Ebenfalls hilfreich ist ein Plan, auf dem die großen und auch kleineren Aktionen des Stammes wie Georgstag, Friedenslichtaussendung, Gemeindefest, Stammesversammlung, Sommerlager, Fahrtenwochenenden, Beteiligung an St. Martin oder Erntedankfeiern, etc. vermerkt und somit bei anderen Planungen mit einbezogen werden.  Gleichzeitig kann eine Leiterrunde auch nicht alles entscheiden, denn sonst würde die Vielzahl der kleinen Entscheidungen ihr Arbeiten aufhalten. Es geht – wie gesagt – um grundlegende Entscheidungen wie Jahresziele mit der Leiterrunde. Der Vorstand entscheidet im Tagesgeschäft. Wie dies in der Stammesversammlung und in der Zeit ihrer Vorbereitung gut geregelt ist, könnt ihr demnächst in einem eigenen Kapitel lesen.

Ein Vorstand führt durch Entscheidungen und Vorangehen

Führen bedeutet auch voran zu gehen und Neues zu wagen. Ein Vorstand muss viele Entscheidungen treffen. Wichtig ist, dass diese Entscheidungen auch wirklich getroffen werden. Denn wer immer versucht Fehler zu vermeiden und keine Entscheidungen trifft, vergibt Chancen der aktiven Gestaltung und kann irgendwann nur noch auf Entscheidungen anderer reagieren. So gilt es, selbst aktiv Entscheidungen zu treffen und dann auch konsequent zu diesen zu stehen.

Mutig sein, Neues auszuprobieren

‚Learning by doing‘ gilt auch für Stammesvorstände. Auch wenn manches schief geht, dafür ist die DPSG ein Kinder- und Jugendverband und dafür dürfen und sollen Leiterinnen und Leiter und auch der Vorstand lernen und sich weiterentwickeln.

Die Zukunft gestalten

Um neues Handeln und Ziele in deinem Stamm einzubringen kommt es oftmals auf den Wechsel der Blickrichtung an. Von der Vergangenheit mit eingefahrenen Strukturen und Abläufen („Das haben wir schon immer so gemacht“; „Wir haben schon alles ausprobiert, es hilft nichts“) hin zur entstehenden Zukunft. Ein guter Vorstand traut sich zu hören, zu sehen und manchmal auch nur zu spüren was wirklich wichtig ist für die Zukunft des Stammes, gibt Raum zur Entwicklung und probiert aus. Natürlich braucht Veränderung Zeit und nicht alles klappt von Anfang an. Aber Stillstand ist nutzlos, sagte schon Baden-Powell.^[11]

- nach oben -  

2.9 Vorstände beziehen andere mit ein und geben Aufgaben ab

Der Stammesvorstand beschließt, welches Mitglied des Stammesvorstands für die Führung der laufenden Geschäfte zuständig ist und welches Mitglied des Stammesvorstands den Vorsitz im Rechtsträger übernimmt, falls ein solcher vorhanden ist. Die Wahrnehmung aller anderen Aufgaben erfolgt nach Absprache.^[12]

Was ein Vorstand alles an Aufgaben wahrnehmen soll und welche Punkte in der Satzung der DPSG hierzu genannt sind ist den meisten Mitgliedern der Leiterrunde nicht fremd und spätestens bei den Gedanken an die Aktionen des eigenen Stammes in der letzten Zeit wird höchstwahrscheinlich der Stammesvorstand auch eine wichtige Rolle innegehabt haben. Bei jeder Aktion dabei zu sein, den Stamm in der Gemeinde und im Bezirk zu vertreten, die Kasse zu führen, Zelte zu verleihen, Material zu sortieren, Leitungsteams zu begleiten, Aktionen vorz- und nachzubereiten, Ausbildung zu organisieren und durchzuführen, …, sind viele und vielfältige Aufgaben. Viele davon geschehen im Hintergrund und werden von anderen gar nicht bemerkt.

Doch muss ich als Vorstand alles selbst machen oder wie kann ich meine Leiterrunde einbinden?  Wichtig ist es einerseits die Verantwortung zu übernehmen und die Aufgaben als Vorstand auch klar zu haben. Andererseits kann jeder Vorstand bei vielen Aufgaben auswählen, welche Aufgaben er selbst übernehmen möchte und kann und ob andere Personen mit Teilen der Vorstandsaufgaben betraut werden.

- nach oben -  

2.9.1 Berufung von Leiterinnen, Leitern, Referentinnen und Referenten

Die Berufung von Leiterinnen und Leitern ist eine Aufgabe des Stammesvorstands. Auch die Referentinnen und Referenten im Stamm, die bestimmte Aufgaben von dem jeweiligen Vorstand delegiert bekommen, sowie die Referentinnen und Referenten der Stufen- und Facharbeitskreise auf Bezirks-, Diözesan- und Bundesebene werden von den jeweiligen Vorständen berufen. Der Vorstand überträgt im Rahmen einer Berufung ganz bestimmte Aufgaben an diejenigen Personen, die berufen werden. Nach dem Einstiegsgespräch und dem Schritt 2 des Einstiegs spricht der Stammesvorstand die Berufung zur Leiterin bzw. zum Leiter aus.

Grundlegend ist die Haltung des Vorstands, dass der Vorstand weiter verbindlich verantwortlich bleibt. Dieses Wissen muss sowohl im Vorstand klar sein als auch denjenigen vermittelt werden, die berufen werden. Bei Leiterinnen und Leitern passiert dies in aller Regel im Rahmen des Einstiegs. Es gibt gute Gründe, die Berufung nicht “irgendwie” oder “zwischen Tür und Angel” durchzuführen. Eine Berufung sollte einen angemessenen Rahmen haben und auch die Möglichkeit bieten zu vermitteln, was dem Vorstand inhaltlich wichtig ist. Wenn der Berufung zur Leitung ein angemessener Rahmen gegeben wird, wird eine größere Öffentlichkeit erreicht, z.B. im Gottesdienst, beim Stammestag, während des Lagers, …. Hier präsentiert sich nicht nur der Stamm, sondern es wird auch vorgestellt, wer in diesem Stamm aktiv ist. Vorstände sowie Leiterinnen und Leiter können ihr ehrenamtliches Engagement präsentieren und gleichzeitig darauf hinweisen, dass sich Leitende in der DPSG aus- und fortbilden.

Bei der Berufung von Leiterinnen und Leitern der Roverstufe gibt es eine Besonderheit. Laut Satzung werden „Die Leitungsteams der Rovergruppen […] von den Roverinnen und Rovern auf die Dauer von zwei Jahren nach Rücksprache mit dem Vorstand gewählt. Zur Leiterin/zum Leiter der Roverstufe kann gewählt werden, wer das 22. Lebensjahr vollendet und den Einstieg der Woodbadgeausbildung absolviert hat.“

Ganz praktisch heißt das, dass rechtzeitig vor Ablauf der zwei Jahre der Vorstand (bzw. das für die Roverstufe zuständige Mitglied des Vorstands) Kontakt mit der Roverrunde, sinnvollerweise über deren Sprecherinnen und Sprecher in der Leiterrunde, aufnimmt und gemeinsame Termine verabredet. In diesen Gesprächen sollte dann besprochen werden, ob die Roverinnen und Rover sich eine Veränderung wünschen oder eine Veränderung notwendig wird, da die bisherigen Leiterinnen und Leiter ausscheiden oder die Stufe wechseln möchten. Nach diesen Gesprächen kann im Rahmen der Leiterrunde oder auch darüber hinaus nach Interessierten für die Leitung der Roverstufe gefragt werden. Auch die Rover selbst dürfen selbstverständlich Vorschläge machen. Wenn geklärt ist, welche Personen sich ein Leitungsamt in der Roverstufe vorstellen können, kann die Roverstufe (geheim wie es bei Personalwahlen in der DPSG vorgesehen ist) wählen und der Vorstand kann danach die Gewählten zu Leitenden ernennen. Sollten aus Sicht des Vorstands dringende Gründe gegen eine Ernennung sprechen, ist es wichtig, diese sehr schnell nach dem Vorschlag mit der Roverstufe und den Betreffenden zu besprechen, um die Bedenken des Vorstands zu transportieren. Die Anhörung der Stammesleitung und Mitglieder von Gruppen für die Berufung von Leitungsteams sind für den Stammesvorstand nicht bindend. Der Vorstand hat Berufungsfreiheit, da er auch die Verantwortung trägt. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Leitungsteams.

- nach oben -  

2.9.2 Praxistipp: Delegation von Vorstandsaufgaben

- nach oben -  

2.10 Vorstände in Entwicklung

„Als Mitglieder der DPSG nehmen wir den Schutz und die Weiterentwicklung der eigenen Person bewusst in die Hand. Der Verband unterstützt uns besonders bei der Weiterentwicklung unserer Persönlichkeit. Er richtet seine Programme, Angebote und Strukturen darauf aus, dass wir als seine Mitglieder uns in zunehmender Selbstbestimmung erziehen.“^[13]

Das Sprichwort Niemand ist perfekt kennt sicherlich jede Leiterin und jeder Leiter, auch jeder Vorstand, jedes Elternteil und wahrscheinlich sogar die allermeisten Gruppenmitglieder. Als Vorstandsmitglieder haben Frauen und Männer die Chance sich in vielen Bereichen weiter zu entwickeln und unterschiedliche Erfahrungen zu machen, von denen sie lange profitieren werden.

Eins der drei Prinzipien der Weltpfadfinderbewegung „Duty to self“ beschreibt unter anderem die Verpflichtung, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf sich selbst zu achten. Pfadfinderinnen und Pfadfinder tun dies, indem sie Verantwortung gegenüber sich selbst übernehmen.

Alle Leiterinnen und Leiter, alle Mitglieder des Vorstands und selbstverständlich alle weiteren Mitglieder der DPSG sind „in Entwicklung“ und so ist es ganz selbstverständlich, die eigene Meinung weiterzuentwickeln, Fehler zu machen, diese zu korrigieren und „menschlich unperfekt“ zu sein. Nur so können alle Beteiligten unterschiedliche Erfahrungen machen, diese mit anderen teilen und mehr Sicherheit im eigenen Handeln gewinnen. Oftmals erwarten Menschen von sich, keine Fehler zu machen und erwarten dies auch von anderen. Eine offene Haltung zur Weiterentwicklung als wichtigem Schritt der Persönlichkeitsbildung gibt uns die Möglichkeit, entspannter mit solchen Situationen bei anderen und sich selbst umzugehen. Insbesondere in einem Kinder- und Jugendverband mit ehrenamtlicher Arbeit lässt sich ein solches Prinzip sehr gut umsetzen. Hohe Ansprüche an die eigene Person sowie die hohen Ansprüche der Umgebung des Stammes halten jedoch oftmals davon ab, nachgiebig und fehlertolerant miteinander umzugehen. In der DPSG sollen sich Menschen gegenseitig diese Entwicklung zugestehen und aktiv daran arbeiten, sie sich selbst und anderen zu ermöglichen. In der Wahrnehmung und Umsetzung dieser Möglichkeiten entwickelt sich wahres pfadfinderisches Handeln.

- nach oben -  

2.11 Neue Interessierte für den Vorstand

Immer wieder gibt es vor einer Stammesversammlung oder zwischendurch Mitglieder des Stammes oder auch andere Personen aus dessen Umfeld, die sich an der aktiven Mitarbeit im Vorstand interessiert zeigen.

Häufig fragen sich diese Interessierten, ob sie für die Aufgabe geeignet sind und die nötigen Fähigkeiten mitbringen. Selbst wenn aktuell alle Vorstandsämter besetzt sind, ist es zumindest im Sinne einer guten Personalplanung, aber auch um einen offenen und partnerschaftlichen Umgang miteinander zu pflegen eine gute Idee, die Interessentin oder den Interessenten anzusprechen und sie oder ihn zu fragen, ob ein gemeinsames Gespräch gewünscht ist. Ein Wahlausschuss, also Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Wirkungskreisen, die von der Stammesversammlung beauftragt werden, sich um die Besetzung der Ämter gemeinsam mit dem Vorstand zu bemühen, kann eine sehr gute Unterstützung solcher Gespräche und Aktivitäten sein. In einem Gespräch mit potentiellen Interessierten steht neben einer guten Vorstellrunde (natürlich nur wenn sich nicht schon alle gut kennen) das Interesse an der Vorstandsarbeit im Mittelpunkt. Folgende Fragen können bei einem Gespräch hilfreich sein:

• Welche Thematik interessiert mich in der Vorstandsarbeit am meisten?
• Welche besonderen Fähigkeiten und Stärken sind bei der Vorstandsarbeit sinnvoll?
• Wie viel Zeit muss ich für die Arbeit im Vorstand aufbringen?
• Welchen Anteil meiner Freizeit kann und sollte ich in die Vorstandsarbeit investieren?
• Für welchen Zeitraum beabsichtige ich, ein Amt zu übernehmen?
• Wie sieht die Perspektive der aktuellen Vorstandsmitglieder aus?
• Welche Erwartungen werden in mich gesetzt?
• Kann ich diese Erwartungen erfüllen?
• Wie wollen wir weiter zusammenarbeiten?
• Welche offenen Fragen gibt es noch?

Diese und alle weiteren auftretenden Fragen schaffen Offenheit und einen guten Überblick über die aktuelle Situation. Ein solches Gespräch bringt sicherlich jede und jeden einzelnen in der Entscheidungsfindung weiter, auch im Sinne des ganzen Stammes.

- nach oben -  

2.12 Das Ende naht – Den Ausstieg aus dem Vorstand planen

In regelmäßigen Teamtreffen setzt sich der Vorstand bewusst auch mit der Zukunft jeder und jedes Einzelnen im Vorstand auseinander. Spätestens im letzten Jahr der Amtszeit stehen schon frühzeitig die Themen im Raum, die sich mit der Zukunft des Vorstands auch nach der nächsten Stammesversammlung beschäftigen. Wie zu Beginn dieses Buchs erläutert, ist eine Wiederwahl von Vorständen ohne Begrenzung möglich, jedoch endet die Amtszeit (auch wenn keine Stammesversammlung durchgeführt wird) am Ende des dritten Jahres nach der Wahl. Schon zu Beginn des dritten Jahres sollte also im Rahmen der Vorstandssitzungen auch die Perspektive im Vorstand kontinuierlich thematisiert werden. Damit sich alle gut vorbereiten können wird gemeinsam festgelegt, wann sich der derzeitige Vorstand (sinnvollerweise erst einmal nur der gewählte Vorstand ohne seine Referentinnen und Referenten) mit dem Thema beschäftigt.

In diesem Gespräch sollte jede und jeder Einzelne die anderen darüber informieren, wie sie oder er die Zusammenarbeit aktuell empfindet und dann den aktuellen Stand ihrer oder seiner Überlegungen mitteilen:

  Möchte ich noch einmal kandidieren?

Wenn ja:       Was möchte ich in der nächsten Amtszeit verändern bzw. unbedingt beibehalten?

Wenn nein:   Weshalb möchte ich aufhören? Dies kann zwar grundsätzlich Jede und Jeder für sich entscheiden, aber in einem offenen und vertrauensvollen Vorstandsteam sollten diese Punkte angesprochen werden. Denn so kann herausgefunden werden, ob es noch etwas zu tun gibt, z.B. Unzufriedenheit, Konflikte, die geklärt werden können oder Aufgaben, die anders verteilt werden müssen.

Gemeinsam wird dann besprochen, wie diese Informationen in die Stammesleitung und in die Leiterrunde gelangen.

Selbst wenn sich ein Vorstand entscheidet, dass alle Amtsinhabenden erneut zur Wahl stehen, ist es wichtig, dies frühzeitig bekannt zu geben. Eventuell gibt es Mitglieder des Stammes, die sich ebenfalls als Kandidatinnen oder Kandidaten aufstellen lassen möchten. Wenn dies so ist, sollte ab diesem Zeitpunkt offen damit umgegangen werden. In einem demokratischen Verband und insbesondere als Pfadfinderinnen und Pfadfinder sind die Entscheidungen sämtlicher beteiligter Personen wichtig. Es werden also die Mitglieder der Stammesversammlung sein, die entscheiden, welche Personen gewählt werden. In der Zeit vor der Stammesversammlung kann es dann zu einer Konkurrenzsituation im Stamm kommen. Das ist für Kinder- und Jugendverbände häufig ungewöhnlich und wird schon aus diesem Grund von vielen vermieden, indem eine Person nicht zur Wahl antritt. Dies ist zwar einerseits verständlich, andererseits wird so den Stammesmitgliedern und insbesondere den Stimmberechtigten der Stammesversammlung die Möglichkeit einer „echten“ Wahl entzogen. Vermutlich lassen sich viele negative Gedanken auflösen, wenn im freundschaftlichen Gespräch unter den Beteiligten mindestens die folgenden Punkte geklärt werden:

• „Wir werden als Pfadfinderinnen und Pfadfinder auch in dieser Situation fair und partnerschaftlich miteinander umgehen.“
• „Die Entscheidung der Stammesversammlung werden wir akzeptieren.“
• „Nach der Wahl werden wir weiterhin schauen, wo und wie wir uns gut einbringen können.“
• „Vor und auch nach der Wahl werden wir keine persönlichen Konflikte in den Stamm tragen oder diese provozieren.“

All dies schreibt und liest sich mit einigem Abstand sehr leicht. In der jeweiligen Situation kann es aber dann doch zu kleineren Schwierigkeiten kommen. Wichtig ist, nicht aus den Augen zu verlieren, dass alle das Beste für den Stamm möchten. Daher ist es ratsam, sich früh genug (vielleicht auch in Begleitung einer Person von „außerhalb“, also vielleicht einem Mitglied des hauptamtlichen Pastoralteam oder jemandem von Bezirks- oder Diözesanebene) zusammenzusetzen und gemeinsam für eine gute Zeit vor der Wahl zu sorgen.

Eine „echte“ Wahl hält aber auf keinen Fall nur Schwierigkeiten bereit, sondern eröffnet auch die Möglichkeit, den Stamm gemeinsam weiterzuentwickeln. Mit einer Wahl ergibt sich die Chance, die bisherigen Abläufe im Stamm zu hinterfragen, gemeinsam um Standpunkte offen zu ringen und sich selbst mit seinem Handeln in Frage zu stellen. Solche Vorgehensweisen sorgen für eine intensive Auseinandersetzung mit der eigenen Position, der eigenen Meinung und einem Aushandeln von einer gemeinsamen Perspektive des Stammes.

- nach oben -  

2.13 Einen Übergang gestalten – ein neuer Vorstand wurde gewählt

Nach der Wahl eines Vorstands können mehrere Situationen eintreten. Die Stämme, Bezirke und Diözesen in der DPSG sind sehr unterschiedlich aufgestellt und haben eine eigene Kultur, sodass an dieser Stelle nur einige Grundzüge dargestellt werden können, die dann an die jeweilige Situation angepasst werden. Folgende Situationen nach einer Wahl sind denkbar:

Alle, ein Teil oder keins der bisherigen Mitglieder des Vorstands sind nach der Wahl im neuen Vorstand vertreten. In der Satzung ist – im Gegensatz zu Leiterinnen und Leitern sowie Referentinnen und Referenten – nicht eindeutig geregelt, wie im Falle einer Neuwahl mit Delegationen des „alten“ Vorstands zu verfahren ist. Inhaltlich sinnvoll erscheint aber, schnellstmöglich im neuen Vorstand über die anfallenden Aufgaben zu beraten und danach die Delegation der Aufgaben mit den Beteiligten zu besprechen und sie danach durch den neuen Vorstand erneut zu berufen. Ebenfalls erhalten bleiben müssen die wichtigen Dokumente im Stamm, also Protokolle der Stammesversammlungen, Jahresabrechnungen der Stammeskasse, Protokolle der beschlussfassenden Gremien wie Stammesleitung und Stammesvorstand, Verträge über größere Anschaffungen, Verträge mit Mitarbeitenden und so weiter. Die Aufbewahrungspflicht beträgt hierfür in der Regel zehn Jahre.

- nach oben -  

2.13.1 Alle Mitglieder des Vorstands sind erneut gewählt worden

Wenn alle Mitglieder des Vorstands neu gewählt wurden, so erübrigt sich zwar eine Einarbeitung, jedoch sollte zeitnah mit der Planung der nächsten Amtszeit begonnen werden. Damit einher geht die Umsetzung der Ideen, die bereits vor der Wahl anstanden:

• Was möchten wir bzw. ich persönlich in der nächsten Amtszeit verändern?
• Wie möchten wir die Aufgaben im Vorstand verteilen?
• Wie sieht es bei den delegierten Aufgaben an Referentinnen und Referenten aus? (Hier machen entweder persönliche Einzelgespräche oder ein Treffen mit allen Beteiligten Sinn um auch dies abzusprechen)

Die Referentinnen und Referenten, denen Vorstandsaufgaben übertragen werden, sollten erneut mit diesen Aufgaben betraut werden, wenn der Vorstand und die Person selbst dies auch möchten. Hierzu reichen formal Vermerke in den Protokollen der Vorstandssitzungen und den Protokollen der anderen Sitzungen aus. Um deren Arbeit jedoch zu würdigen, sollte auch bei der erneuten Beauftragung diese in einem angemessenen Rahmen stattfinden. Vielleicht im Rahmen der nächsten Stammesaktion oder mindestens öffentlich in einer Leiterrunde. Auf der Homepage der DPSG gibt es Vorlagen für Berufungsurkunden. Auch diese sind ein schönes Zeichen von Wertschätzung und verdeutlichen die Aufgaben und auch die Wichtigkeit der Unterstützung.

- nach oben -  

2.13.2 Der Vorstand besteht komplett aus neu gewählten Mitgliedern

Solltet es einen komplett neu gewählten Vorstand geben, so ist einerseits wichtig, als Team zusammen zu wachsen. Andererseits muss der Vorstand möglichst schnell arbeitsfähig werden, indem alle notwendigen Informationen, Dokumente und Arbeitsmittel auch im Vorstand vorhanden sind. Es braucht gewisse Zugänge, um die Arbeit des Stammes weitergestalten zu können. Dazu gehören NaMi-Anmeldedaten, Zugang zum Konto und zu den Kassenbüchern, vielleicht die Schlüssel zum Pfadfinderheim, Zugangsdaten zur Homepage, eventuell eine Liste der bisher eingesehenen Führungszeugnisse und so weiter. Hierzu sollten die ausgeschiedenen Mitglieder des Vorstands gut und wohlwollend unterstützen. Selbst wenn sie nicht mehr im Amt sind, ist es wichtig, dass eine gute Übergabe und Einarbeitung stattfindet. Einladungen zu Terminen im Bezirk und in der Gemeinde bzw. im Ort müssen weitergegeben werden. Ebenso sollte dem Bezirk und dem Diözesanverband sowie dem Ortspfarrer die Wahl bekanntgegeben werden. Ebenfalls weitergegeben werden sollte eine Liste über das vorhandene Material, ein aktueller Jahresabschluss der Stammeskasse, Protokolle von Stammesversammlungen und Leiterrunden, eine Übersicht über den aktuellen Ausbildungsstand und so weiter. Auch alte Listen und Dokumente wie Einladungen zur Stammesversammlung, Ausschreibungen für Fahrten und Lager, Anmeldungen für den Stamm, Aushänge zu bestimmten Aktionen sowie Einkaufslisten für wiederkehrende Feiern helfen sicherlich insbesondere im ersten Jahr der Vorstandszeit.

Das alles kann in einem angenehmen Rahmen passieren. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Arbeit des Vorstands zu schätzen wissen. Sprüche wie „Das machen wir eh alles besser, denn die Friedenslichtaktion bei euch war langweilig!“ oder „Ihr bekommt nichts von uns, wir haben uns schließlich auch alles erarbeitet“ haben hier keinen Platz. Jedes Vorstandsmitglied ist daran interessiert, etwas Gutes zu tun und macht dies freiwillig und so gut es geht. Mit diesem Bewusstsein, der Idee Baden-Powells „Die Welt etwas besser zu verlassen als wir sie vorgefunden haben“ und dem partnerschaftlichen Zusammenarbeiten kann eine gute Übergabe gelingen. Der Stamm gewinnt neben einem neuen Vorstand auch einen ehemaligen Vorstand, der gerne berät und eventuell noch für Aktionen zur Verfügung steht. Auch nach längerer Zeit werden höchstwahrscheinlich immer wieder Fragen auftauchen.

Neben dem alten Vorstand sind auch die Referentinnen und Referenten im Stamm sowie die Bezirks- und Diözesanebene, die Gemeinde vor Ort und der BDKJ gute Ansprechpersonen. Wenn ein neuer Vorstand schon direkt zu Beginn seiner Amtszeit  diese Ebenen anspricht, hat das Vorstandsteam gute Chancen, sich schnell ein Netzwerk aus wichtigen Kontakten aufzubauen, das noch viele Jahre nützlich sein wird.

Um all diese Dinge gut angehen zu können benötigt allerdings auch der neue Vorstand Zeit, um sich kennenzulernen. Dies gilt auch, wenn die Personen sich schon lange vorher kannten, denn das Zusammenarbeiten im Vorstand stellt eine neue Situation mit anderen Aufgaben dar. Sich für ein gutes Kennenlernen „im Amt“ Zeit zu nehmen, über eigene Ideen und Wünsche zu reden und gemeinsame Stunden auch außerhalb der Sitzungen, z.B. bei einem „Vorstandsspaßtag“ oder bei einem gemeinsamen Abendessen oder einer kleinen Radtour, zu verbringen ist wichtig. Auch ein Vorstand durchläuft ebenso wie die Leitungsteams und die Leiterrunde bzw. Stammesleitung Phasen der Gruppenentwicklung (siehe Kapitel 3.6), die er so gut gestalten kann.

- nach oben -  

2.13.3 Der Vorstand besteht aus neuen und wiedergewählten Mitgliedern

Viele Meinungen gehen in die Richtung, dass diese Konstellation eine sehr gute für ein neues Vorstandsteam ist. Einerseits bleibt Erfahrungswissen erhalten, andererseits kommt „frischer Wind“ in den Vorstand, sodass alte, vielleicht überholte Strukturen aufgelockert werden können. Natürlich gibt es auch die Variante, dass ein Vorstandsmitglied bereits ein oder zwei Jahre im Amt ist und neue Mitglieder hinzugewählt werden. Die oben genannten Vorteile bestehen unumstritten und sicherlich hat ein solcher Vorstand gute Chancen, im Sinne des lebenslangen Lernens in der DPSG kontinuierlich passende Angebote (neu) zu entwickeln. Jedoch lauern auch hier Stolpersteine. Ein Vorstand, in dem ein Teil der Mitglieder neu ist, ist an vielen Stellen so zu behandeln und sollte auch selbst an vielen Stellen so handeln, als ob der gesamte Vorstand neu wäre. Beim Vorstandsteam handelt es sich um eine neue Gruppe. Die Vorlieben, Fähigkeiten und Visionen jeder einzelnen Person sind anders und im Sinne eines guten Achtens aufeinander gehören all diese Dinge neu verhandelt. Sicherlich muss nicht jegliches Vorstandshandeln komplett neu ausgehandelt werden, aber der oder die Neue(n) im Team sollten zumindest informiert werden, aus welchen Gründen bestimmte Absprachen in der Vergangenheit getroffen wurden.

- nach oben -  

2.13.4 Praxistipp Absprachen mit neuen Vorstandsmitgliedern

- nach oben -