Grundsätzlich können Mitglieder nicht einfach gelöscht werden, sondern es kann erst einmal nur die Mitgliedschaft beendet werden. Dieser Prozess beinhaltet zuerst einmal die automatische Beendigung aller aktiven Tätigkeitszuordnungen, und anschließend werden entweder alle Daten gelöscht oder es wird nur der Status des Mitglieds umgesetzt.
Die Option zum Beenden der Mitgliedschaft ist - entsprechende Rechte vorausgesetzt - immer vorhanden, da eine Prüfung auf den Status aktiv/inaktiv eines Mitglieds erst dann möglich ist, wenn die Funktion ausgeführt wird (verfügbare Rechte/Operationen werden beim Aufbau der Masken nicht im Hinblick auf Eigenschaften eines konkreten Datensatzes geprüft). Insofern steht die Option auch bei Mitgliedern zur Verfügung, deren Mitgliedschaft bereits beendet wurde.
Mitgliedschaft beenden
Beim Mitglied kann in den Basisdaten festgelegt werden, ob die Daten des Mitglieds bei Beendigung der Mitgliedschaft weiter im System geführt werden dürfen, oder ob sie komplett gelöscht werden müssen. Je nach Konfiguration bei einem konkreten Mitglied gibt es daher zwei Fälle für das Beenden der Mitgliedschaft.
Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde (Status INAKTIV oder tatsächlich gelöscht) oder inaktive Mitglieder, die später gelöscht werden, werden bei der Abrechnung nicht erfasst (siehe Rechnungsverwaltung). Das System prüft beim Beenden der Mitgliedschaft nicht, ob ein Mitglied möglicherweise noch abrechnungstechnisch relevant wäre!
Mit Datenlöschung
Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung nicht zugestimmt. Die Daten werden komplett gelöscht. Das Mitglied taucht nirgends mehr auf.
Mit "Fortfahren" werden die Daten gelöscht. "Schließen" bricht den Vorgang ab.
Auch wenn die Daten gelöscht werden, behält das System einen sog. Hash-Wert für das Mitglied, der aus bestimmten Daten ermittelt wird. Es ist nicht möglich, aus diesem Hash-Wert in irgendeiner Form Rückschlüsse zu den Daten des Mitglieds zu ziehen bzw. diese zu rekonstruieren. Der Hash-Wert wird verwendet, um bei der Anlage von Probemitgliedschaften zu verhindern, dass bereits im System geführte und wieder gelöschte Mitglieder nochmals Probemitglied werden können.
Die erfolgreiche Beendigung der Mitgliedschaft wird mit folgender Meldung bestätigt:
Ohne Datenlöschung - Status inaktiv
Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung zugestimmt. Die Daten bleiben erhalten, das Mitglied wird in seiner Gruppierung mit dem Status "inaktiv" angezeigt.
Mit "Fortfahren" wird das Mitglied in den Status inaktiv überführt. "Schließen" bricht den Vorgang ab. Die erfolgreiche Beendigung der Mitgliedschaft wird mit folgender Meldung bestätigt:
Das Mitglied ist nun inaktiv. Sämtliche aktiven Tätigkeitszuordnungen wurden automatisch beendet. Sollte das Mitglied auch über einen Benutzer verfügen, so kann sich dieser nicht mehr im System anmelden.
Soll das Mitglied nun doch noch endgültig mit allen Daten gelöscht werden, dann geschieht dies über "Mitglied löschen" (s.u.). Soll es wieder aktiviert werden, siehe Mitglied aktivieren.
Mitgliedschaft beenden nicht möglich
Eine Mitgliedschaft kann dann nicht beendet werden, wenn das Mitglied aktive Tätigkeitszuordnungen aufweist, die nicht automatisch beendet werden können. Dies ist der Fall für sogenannte Übergabetätigkeiten (siehe Tätigkeiten (Funktionen)). Übergabetätigkeiten sind Tätigkeiten, die in einer Gruppierung absolut zwingend sind, so dass es nicht vorkommen darf, dass sie von keinem Mitglied der Gruppierung ausgeübt werden. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Die Tätigkeit muss manuell beendet werden (und natürlich sollte sie in diesem Zusammenhang unbedingt einem anderen Mitglied zugewiesen werden).
Mitglied löschen
Voraussetzungen
Das Löschen von Mitgliedern über die Funktion "Löschen" ist nur möglich, wenn diese im Status
- INAKTIV
sind. In diesen Status können Mitglieder nur gelangen, wenn ihre Mitgliedschaft beendet wurde und sie der weiteren Verwendung ihre Daten zugestimmt haben (s.o.).
Auch wenn die Daten gelöscht werden, behält das System einen sog. Hash-Wert für das Mitglied, der aus bestimmten Daten ermittelt wird. Es ist nicht möglich, aus diesem Hash-Wert in irgendeiner Form Rückschlüsse zu den Daten des Mitglieds zu ziehen bzw. diese zu rekonstruieren. Der Hash-Wert wird verwendet, um bei der Anlage von Probemitgliedschaften zu verhindern, dass bereits im System geführte und wieder gelöschte Mitglieder nochmals Probemitglied werden können.
Der Versuch, ein aktives Mitglied zu lsöchen führt zu einer Fehlermeldung:
Inaktives Mitglied löschen
Die Funktion steht über der Liste bzw. auf rechten Mausklick beim Mitglied zur Verfügung:
Sie erhalten nochmal eine Nachfrage und können die Aktion dann entweder mit "Ja" bestätigen oder mit "Nein" abbrechen:
Die erfolgreiche Löschung wird mit folgender Meldung bestätigt:
Die Option zum Aktivieren von Mitgliedern ist - entsprechende Rechte vorausgesetzt - immer vorhanden, da eine Prüfung auf den Status aktiv/inaktiv erst dann möglich ist, wenn die Funktion ausgeführt wird.