Die Suche ermöglicht es, im Rahmen der jeweiligen Rechte eines Benutzers, gruppierungsübergreifend nach Mitgliedern zu suchen. Auf den Suchergebnissen stehen - wieder entsprechend den Rechten des aktuellen Benutzers - die meisten Operationen zur Verfügung, die auch in der Mitgliederliste verfügbar sind. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, aus einem Suchergebnis einen erweiterten Report zu exportieren. Außerdem gibt es die Möglichkeit des Taggens von mehreren Mitgliedern gleichzeitig.
Suche
Suchmaske
In der Suchmaske lassen sich folgende Kriterien miteinander kombinieren:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Vorname | Vorname des Mitglieds | |
| Nachname | Nachname des Mitglieds | |
| Alter von | Alter von | |
| Alter bis | Alter bis | Um etwa alle Mitglieder zu finden, die 8 Jahre alt sind, wäre "Alter von" = 8 und "Alter bis" = 9 einzugeben (von 8 bis 8 führt nicht zu Ergebnissen). |
| Mitglieds-Nr. | Mitglieds-Nummer | |
| Untergliederung | Auswahl Untergliederung (dies kann sowohl eine "Abteilung" als auch eine "Stufe" sein), siehe Stufen, Abteilung. | |
| Tätigkeit | Suche nach Tätigkeitszuordnungen | Berücksichtigt werden im Moment aktive Tätigkeitszuordnungen. |
| Beendete Tätigk. | wenn angehakt, werden auch beendete Tätigkeiten in die Suche einbezogen. | |
| Ebene allgemein | Auswahl einer Ebene, auf der gesucht werden soll. | Suche in allen Gruppierungen dieser Ebene. |
| 1. Ebene | Auswahl einer konkreten Gruppierung auf Ebene 1. | Suche genau in dieser Gruppierung. |
| 2. Ebene | Auswahl einer konkreten Gruppierung auf Ebene 2. | Zeigt jeweils die Gruppierung zur Auswahl der 1. Ebene an. Suche genau in dieser Gruppierung. |
| 3. Ebene | Auswahl einer konkreten Gruppierung auf Ebene 3. | Zeigt jeweils die Gruppierung zur Auswahl der 2. Ebene an. Suche genau in dieser Gruppierung. |
| Tag | Auswahl eines Tags. | Angezeigt werden alle Tags der Stammgruppierung des aktuellen Benutzers; siehe Taggen. |
| Baustein (mit) | Auswahl eines Ausbildungsbausteins. | Gefunden werden Mitglieder, die diesen Ausbildungsbaustein absolviert haben; siehe Ausbildungen. |
Für alle Felder, die im System (d.h. in der Datenbank) verschlüsselt sind, ist bei der Suche Groß- und Kleinschreibung relevant. Ist etwa der Nachname verschlüsselt, so findet "müller" keine Mitglieder mit dem Nachnamen"Müller", es müsste in diesem Fall korrekt nach "Müller" gesucht werden.
Suchergebnisliste
Die Suchergebnisliste zeigt immer die folgenden Informationen an:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Mitglieds-Nr. | Mitglieds-Nummer | |
| Vorname | Vorname des Mitglieds | |
| Nachname | Nachname des Mitglieds | |
| Status | Status des Mitglieds (aktiv, inaktiv) | |
| Gruppierung | Stammgruppierung des Mitglieds, d.h. die Gruppierung, wo es geführt wird. |
|
Die verfügbaren Operationen entsprechen zum Teil denjenigen in der Mitgliederverwaltung (siehe Mitgliederverwaltung). Es gibt jedoch einige Operationen, die ohne den Gruppierungskontext nicht möglich sind und die daher hier nicht angeboten werden.
Die verfügbaren Operationen werden zum größten Teil erst angezeigt, wenn der Benutzer ein Mitglied markiert (da der Benutzer ja auch unterschiedlichen Mitgliedern in der Suchergebnisliste ganz unterschiedliche Rechte haben kann).
Der Benutzer hat auf einem Mitglied in der Suchergebnisliste nur diejenigen Rechte, die er in der Stammgruppierung dieses Mitglieds hat (nicht die Summe aller Rechte, die er haben könnte, je nachdem, wo er auf das Mitglied zugreift). Daher stehen hie rgegebenenfalls andere Operationen zur Verfügung als bei Aufruf des Mitglieds über eine Gruppierung.
Mitglieder taggen
Auch aus der Suchergebnisliste lassen sich Mitglieder taggen. Das Vorgehen ist grundsätzlich wie in der Mitgliederliste (siehe Taggen), allerdings ist es aus der Suchergebnisliste zusätzlich möglich, mehrere Mitglieder gleichzeitig mit einem oder mit mehreren Tags zu taggen. Dazu werden die Mitglieder über die Checkbox links in der Liste markiert (falls Ergebnis mehrere Seiten umfasst, vorher unten in der Liste "Alle anzeigen" auswählen) und dann wird der entsprechende Button "Mitglied/er taggen" über der Ergebnisliste geklickt:
Das Dropdown erlaubt es, durch einfachen Klick mehrere Einträge (Tags) auszuwählen, die dann hintereinander im Dropdown stehen:
Berichte (Reports)/Export
Sofern der aktuelle Benutzer über entsprechende Rechte verfügt (siehe Rechteverwaltung), kann zur Suchergebnisliste ein Bericht erzeugt und im Excel-Format heruntergeladen werden.
Die Besonderheit der Berichte besteht darin, dass sie die angezeigten Daten des Suchergebnisses (etwa Name, Vorname, ...) im Prinzip beliebig erweitern können, etwa um Adressdaten, Bankdaten etc. Der Bericht kann also deutlich mehr Daten enthalten als die Suchergebnisliste - aber jeweils nur für die in der Suchergebnisliste aufgeführten Mitglieder.
Sollten sich im Suchergebnis Datensätze befinden, die der aktuelle Benutzer zwar sehen kann, es fehlen jedoch Rechte an Daten (Feldern) für einen Datensatz, so bleiben die entsprechenden Datensätze im Bericht komplett leer bzw. werden nicht aufgeführt (Beispiel: Benutzer darf Konfession nicht sehen, Bericht enthält als definierte Spalte die Konfession).
Die Berichte werden im Bereich der Systemadministration erstellt, außerdem wird dort festgelegt, welche Rechte erforderlich sind, um einen bestimmten Bericht verwenden zu können (siehe Modul Berichte).
Die erzeugte .xls-Datei weist entsprechend der technischen Limits dieses Dateiformats eine Beschränkung auf maximal 65.000 Zeilen auf. Ein Export von Listen mit mehr Einträgen ist nicht möglich.
Gespeicherte Suchvorlagen
Suche als Vorlage speichern
Jede Suche kann als Vorlage gespeichert werden.
Als Bestandteil des Speicherns müssen Sie einen Namen für die gespeicherte Suche (Suchvorlage) vergeben:
Die Suche wird als Suchvorlage gespeichert und kann jederzeit über den Reiter "Gespeicherte Suchvorlagen" in der Suche aufgerufen werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Kombination der Suchkriterien speichern, nicht etwa die Ergebnisliste. Ergeben sich später am Datenbestand Änderungen, wird die Suche auch ein geändertes Ergebnis ausgeben.
Gespeicherte Suchvorlagen verwenden/verwalten
Liste
Alle gespeicherten Suchvorlagen fnden sich unter dem Reiter "Gespeicherte Suchvorlagen":
Folgende Operationen stehen zur Verfügung:
| Operation | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Suche ausführen | Suche mit den Suchkriterien der Vorlage durchführen. | |
| Suche löschen | Löschen der Suchvorlage |
Suchvorlage ändern
Wollen Sie eine Vorlage ändern, so führen Sie zuerst eine Suche mit dieser Suchvorlage durch.
Anschließend können Sie in der Suchmaske die Suche modifizieren und nochmals suchen. Das System bietet automatisch die Option an, die bestehende Suchvorlage zu ändern:
Alternativ können Sie die modifizierte Suche auch als neue Vorlage speichern:
